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這樣開會,最聰明! ——有效聆聽、溝通升級、超強讀心,史上最不心累的開會神通100招!
這樣開會,最聰明! ——有效聆聽、溝通升級、超強讀心,史上最不心累的開會神通100招!
  • 作者:莎拉古柏 Sarah Cooper
  • 譯者:陳重亨
  • 出版社:時報出版
  • 出版日期:2017/09/22
  • 語言:中文/繁體
  • ISBN:9789571371313

★新生代會議生存指南★
懂得開會才能成為公司A咖
 
前Yahoo!和Google主管莎拉.古柏
第一手開會祕笈整理
傾囊相授如何在會議上看起來卓越超群
讓你一走進議室就散發睿智氣息
 
如果你符合以下任何一項,請立即服用本書
*每天都有開不完的會
*每次開會都讓你無比焦慮
*在會議上不知道如何博得大家注意
*一踏進會議室就開始擔心自己表現得不夠聰明
 
◎保證讓你在最快的時間內,迅速學會開會神通100招!
《這樣開會,最聰明!》是你開會時的隨身錦囊,
 
本書提供的100個開會妙計,各個實用有效,
搭配情境插圖,簡單、易懂、好消化!
 
◎最跟得上時代的開會祕笈,電話、遠端會議也有妙招分享
從問「大家都來了嗎」展現對同事的關心,
到提醒大家檢查正在看的檔案是否為最新版本,
 
12個簡單又不可或缺的高招,
讓你就算只是透過電話,
聽起來還是會議中最聰明的一個!
 
◎最全球化的會議聖經,讓你在全世界都能夠輕鬆展現聰明
美國-建議開會來規畫下一次會議,
英國-抱怨黑箱作業缺乏透明度。
日本-不要說「不」,要說「也許」。
 
如何在14個文化各異的國家開會,本書也有解答!
 
 
曾在Yahoo!以及Google等矽谷大公司工作過的作者莎拉.古柏(Sarah Cooper),將各種開會技巧整理成專書《這樣開會,最聰明!》,傳授各種實際可用的方法,每個技巧都有完整的說明提示與示範插圖,只要善加利用書中的妙招,就能在會議上顯得你比別人高明!書中涵蓋了各種類型的會議,從一進場就難以集中注意力的全員大會,到令你恍神的一對一會議,還有你必須痛苦撐到最後一分鐘的即席會議,是所有會議苦手的必備聖經!
 
 
好評推薦
 
「《書名》真是取材高明,內容豐富,詭譎狡詐的深刻反諷,讓忍受過無聊單調企業生活的人感受到無限歡樂。」
——丹尼.里昂(Dan Lyons),HBO影集《矽谷群瞎傳》(Silicon Valley)創作者及《紐約時報》暢銷書《Disrupted》作者
 
「只要曾經被困在會議室裡頭,閱讀這本書都會感到歡樂和啟發。作者針對我們那些同事的可笑行為,肆無忌憚地嘻笑怒罵和嘲諷,大家可千萬別再犯了啊。這本書真的很好笑,因為它很真實。」
——亞當.格蘭特(Adam Grant),華頓商學院教授,《紐約時報》暢銷書《Originals》及《Give and Take》作者
 
「這本書讓我狂笑不已,不得不離開我正在參加的會議。」
——傑克.奈普(Jake Knapp),《紐約時報》暢銷書《Sprint》作者
 
「作者描述那些企圖博取他人關注又貌似無辜的行為,精準到位,讀來讓人捧腹大笑。」
——克莉絲汀.蔡(Christine Tsai),矽谷種子基金創業加速品「500 Startups」共同創辦人

今日議程
開場白:我要說的就一次說明白 各位不必再問第二遍
 
第一部:做好準備
 
1. 會議室攻略本:進入會議室
2. 全員大會:十個展現睿智的關鍵策略
3. 白板戰術:可資利用的二十一種沒意義的圖
4. 一對一溝通:如何說服你關心的同事
5. 情感智力計畫:關於臉部表情
6. 電話會議:電話上聽起來很聰明
7. 走向全球:在世界各地的會議上展現聰明
 
第二部 核心對話
 
8. 會議室攻略本:佔領會議室
9. 團隊會議:讓自己看起來像個老大
10. 全身心投入:在男性主導的工作場所參加會議
11. 臨時會議:抗擊會議偷襲的忍者密技
12. 開會不像開會,但的確是在開會
13. 上台報告:不必廢話太多也能搞定大型發表會
14. 會議語言的爾虞我詐:解讀言外之意
15. 動腦會議:團隊中的創造核心
 
第三部:最後步驟
 
16. 會議室攻略本:離開會議室
17. 人際交流活動:跟不會再見面的人建立關係
18. 人際交流時段的手勢指南
19. 公司之外的團隊活動:參與企業文化俱樂部
20. 歷史上著名的會議
21. 超強開會術讓你更上一層(或是直接丟工作)
22. 商務晚餐:被迫參加交際應酬也要展現聰明
 
最後追加
23. 不開會的時候:照樣大顯身手

■ 莎拉.古柏(Sarah Cooper
 
莎拉.古柏參加的每一場會議,就算是在網路視訊會議上,也都能展現出自己的聰明。她在Yahoo! 和Google公司工作期間,開始偷偷記下這些開會技巧, 不過表面上還是裝作專心開會。過沒多久,她創設了網站「TheCooperReview.com」盡情嘻笑怒罵,貼文點閱每每超過百萬,讀者遍及全球各地。莎拉現在跟她先生傑夫住在舊金山,不努力嘲笑世事的時候,她喜歡欣賞脫口秀、九十年代搖滾樂和在舊金山每一天,陰天、晴天一樣喜歡。
 
 
■ 譯者 / 陳重亨
 
淡江大學國貿系畢業,曾任《財訊快報》、《經濟日報》編譯,譯作散見於財信、皇冠、時報、遠流、臉譜、麥田、新星球、聯經、今周刊等出版公司。譯有《行動的勇氣》、《鍵盤參與時代來了!》、《忍耐力》、《獲利的法則》、《自食惡果》、《大緊縮》、《失控的撙節》、《正如身體駕御意識》。

序言
 
開場白
我要說的就一次說明白 各位不必再問第二遍
 
跟大家一樣,我在開會時最想做的事情就是趁這個機會表現出自己是多麼聰明。但你要是開會的時候淨想著下次去哪裡渡假啦,或者只想要偷賴打瞌睡或吃點什麼,那要有好表現就有點困難。一旦出現這種情況,最好是有幾個絕招可以緊急救援。我這本書就是要教你一百個絕招,萬一狀況發生時可以派上用場。
 
有人說,做事要放聰明點,而不能只是一昧地埋頭苦幹,但我要說的是,根本也不必刻意裝模作樣,你儘管去休息打瞌睡。只要各位學會我這裡提供的所有策略,徹底消化,轉為行動,那麼你就是踏上康莊大道,日後必定是公司的A咖,但你這樣的一帆風順是不知不覺就辦到了,你自己甚至都不知道怎麼回事。
 
我能問你一個簡單的問題嗎?
你會去開會吧?
你想在職場上取得領先嗎?
回答這些不求解答只想表達觀點的問題很高興是吧?
你買這本書是為了你自己還是為了別人?
那麼這本書就是寫給你看的。或者是給那個別人看的。
 
為什麼要開會?真的,為什麼啊?
 
原因有許多。我們開會是為了「合作」、分享「資訊」,向大家證明我們的「工作」不是「沒用」,但最主要是因為我們不能及時找到什麼好理由不去開會。
 
根據估計,我們醒著的時間大概有七十五%是在開會,每年舉行的會議高達一千一百萬個。不過這些會議裡頭,有三分之一以上是為了規畫另一次會議而召開的,另外有六分之一的會議是因為我們自己不專心,所以要求對方把他說過的事情再說一次,還有六分之三的會議其實用電子郵件就能搞定。
 
開會時根本沒人專心注意。所以你如果想要獲得成功,在這方面就要跟別人一樣,不必太拼命。事實上,開會是讓你展示領導才能、軟實力和大腦分析創造思考能力的好機會,這種機會可不多啊!開會就是其中的一個。
 
你在開會的時候表現得越聰明,就會有越多人找你去開會,那麼你表現出聰明的機會也就越多。然後你就會越早跟那些企業執行長一樣,坐上皮椅轉圈吹口哨,高高在上睥睨眾生君臨天下。
 
這本書是怎麼來的?
 
我會寫這本書,是因為有人會付錢給我啊。而且也因為有個截稿日期,所以我要拼命寫。
 
我是在二○○七年夏季開始寫下這些開會祕訣,當時我在雅虎公司上班,跟公司的董事、副總、資深副總、資深副總兼董事開了大大小小的許多會,親身觀察到許多經驗。七年後我在 Google 擔任經理,又被找去開了更多的會,次數之多可說前所未有。在這光輝燦爛的職場生涯中,我是怎麼做到如此又高又遠的強力彈升呢?因為我開會的時候就像是鶴立雞群,錐處囊中,脫穎而出,看起來就是聰明得要命。
 
開會時的時間分配
1:尷尬的沉默
2:無視鄰座的凌空交談
3:偷看手機
4:我剛剛沒注意,你可以再說一次嗎
5:發現這場會議只要用電子郵件就搞定
6:計畫另一次會議
7:你說什麼我都說好,只要趕快把會開完就好
 
這本書有什麼料?
 
我會非常深入,深到超乎你的想像,深入探討各式各樣的會議,從一對一的兩人會議到一對多的提案發表會都包括在內,讓各位學會一些簡單的辦法,不管碰上什麼狀況都能搞定開會這個遊戲。而且我還會讓你在正常工作環境之內和之外的表現統一起來,讓你在不開會的時候也能展現自己的軟實力。對於一些棘手和複雜的困難技術,我也不會放過,例如開會時臉上該做什麼表情之類的。
 
這本書要提供各位技巧和方法,還有其他許多可稱之為「策略」的大方向,這些都是讓你的職場生涯超越瘋狂夢想所必須要有的,而且做起來毫不勉強。
 
最後來個振奮人心的總結
 
認知即是現實。這句話,我想是哥倫布說的。他說得沒錯。我現在就是把自己所知道一切傾囊相授,而且真心期盼這些對我大有助益的技巧和方法也能幫助各位。
 

 
全員大會
10個展現睿智的關鍵策略
 
全體大會通常可以分為三類:痛苦、沒用,或是精神折磨。但是不管你置身哪一種,你可以肯定的是,這十個好辦法中的任一個都能讓你顯得才智超卓。
 
#1:畫一幅維恩圖(Venn diagram)
 
站起來走到白板前畫個維恩圖,是表現聰明的好方法。你這個圖畫得很不精確也沒關係;事實上是越不精確就越好。這時候你白板筆都還沒放下,同事們已經議論紛紛,熱烈討論那幾個圓圈各自代表什麼意思,還有那幾個圈圈應該要畫多大才對。趁這時候你就偷偷溜回座位,繼續打你的「糖果炸彈」(Candy Crush)。
 
#2:把百分比化為分數
 
要是有人說「用戶裡頭大概有25%會點擊這個按鍵」,你要馬上接著表示:「那大概就是四分之一囉!」這時候大家都會點頭同意,不但對你留下深刻印象,而且都會偷偷羨慕你數學好。
 
#3:鼓勵大家「後退一步」
 
在許多會議上都會看到大家七嘴八舌爭先搶話,互相爭執不下的時候,只有你置身事外。這正是你挺身而出的最佳時機:「各位!各位!各位!我們可以先退後一步嗎?」你一開口,大家都會轉頭看著你,對於你鎮服爭執的能力感到驚訝。然後你快速追擊:「我們現在真正要解決的問題是什麼呢?」哇!你為自己的聰明表現又爭取到一個小時。
 
#4:不斷地點頭,假裝在做筆記
 
筆記本一定要隨身攜帶。你拒絕科技產品的姿態會贏得崇敬。你要記筆記,但是你聽到的句子裡頭,每一句只要記下一個字就夠了。一邊記筆記,一邊不停地點頭。如果有人問你是不是在做筆記,你要很快地回答,這些只是你個人的記錄,會議記錄應該是有其他人負責。
 
#5:重複那個工程師最後說的話,但要說得很慢很慢
 
你記得會議室裡頭那位工程師,想起他的名字。他在會議中大多數時間都很安靜,等到他的時刻到來,他所說的每一句話都展現才華洋溢。等他說完那些聖語綸音以後,你要馬上接著說「讓我再說一次」,然後把他剛才說的話原封不動再重複一次,但說話的速度要非常、非常緩慢。現在大家回想起這場會議的時候,會誤以為那些聰明睿智的話是你說的。
 
#6:問說「可是這個規模能做大嗎?」不必管是什麼規模
 
不管你們是在討論什麼事情,都要搞清楚規模能否做大。雖然可能沒人知道這到底是什麼意思,但是這句話通常都能符合那些工程師的口味,很能打動他們。
 
#7:在會議室中踱步走動
 
開會時要是有人敢站起來繞圈,不會讓你馬上覺得很敬佩嗎?我就滿佩服這種人的,因為實在很勇敢。這很需要勇氣,但要是你也敢站起來走一走,馬上就能展示出自己的聰明睿智。你可以在會議室裡頭隨便走走,走到角落,靠著牆。緩緩深呼吸,故作沉思地嘆口氣。相信我,因為大家都不知道你在想什麼,他們嚇得都快尿褲子啦。可惜他們都不知道(其實是想要吃點什麼啦)。
 
#8:請主持人翻回前一頁投影片
 
「抱歉,可以翻回前一頁投影片嗎?」這句話是任何主持人都不會想要聽的。但不管你在會議的什麼時候喊出這句話,都會讓你表現出比任何人都認真聽講的樣子,因為剛剛有什麼訊息顯然大家都忽略了,幸虧有你聰明睿智而果斷地指點,他們才注意到。其實也沒有要指點什麼嗎?那也沒關係,你只要默默地盯它幾秒鐘,然後說:「好了,我們繼續吧。」
 
#9:走出會議室接重要電話
 
你可能會擔心,要是走出去接電話,大家說不定會覺得你對會議不夠重視。但有趣的是,要是你在開會時敢走出去接一通「重要」電話,大家都會以為你一定很忙、很重要。他們會說:「哇!這個會議很重要,但他還有些事情比這個更重要。好吧,我們最好不要打擾他。」
 
#10:自我解嘲
 
如果你剛剛一個小時都在恍神,沒仔細聽別人說什麼,現在卻被問說有什麼想法,那你可以回答:「老實說,剛剛一個小時以來我都沒在聽欸。」這種自貶式的幽默,大家都會喜歡。你要是說「不然就找我的離婚律師吧」或者「老天啊,我還是死了算了」,大家都會覺得好好笑,讚賞你的誠實。他們會考慮找人資單位探聽你是何方神聖,而且最重要的是,會覺得你是會議室裡頭最聰明的一個。
 
 
情感智力計畫
關於臉部表情
 
在會議中做足表情是非常重要的事情。你在正確的時間做出正確的表情,就會讓你顯得與眾不同,而且會讓大家以為你對於討論事項都已充分理解。
 
不過有時候要即時做出正確表情,或者是不會讓人覺得老套的新鮮反應,也實在是蠻困難的。各位要是在方面遇到困難,可以試試以下建議。
 
1. 皺起眉頭,歪著頭。這個表情是說:「這個點子好像以前聽過。啊!沒錯,這是你從我們的競爭對手那裡偷來的。」
2. 縮起下顎,緊抿著嘴唇。這個表情是說:「你要是能告訴我該怎麼做才對,那就太好啦!」
3. 揚起眉毛並微笑。這表情是說:「有人帶杯子蛋糕來了嗎?」
4. 看起來疲倦。這表情是說:「到底是誰老是把會議排在早上八點啊?」
5. 側臉斜看,稍稍皺眉。這表情是說:「你竟然只給我喝白開水?」
6. 淘氣地微笑。這表情是說:「有啊!我正在努力解決那件事。」
7. 閉上眼睛。這表情是說:「我很用心在聽,我發誓。」
8. 用拳頭頂著下巴。這表情是說:「你這個看法挺有趣的,南森,再說多一點。」
9. 揚起眉毛加指頭手勢。這表情是說:「哦,是的!我們真的忘了把這個決定記錄下來。」
10. 咧嘴而笑。這表情是說:「講得真好啊!老闆。」
11. 興奮激動。這表情是說:「哈哈!就快下班了。」
12. 側著臉微笑。這表情是說:「我昨晚不是在健身房看到你嗎?」
13. 做出一臉茫然的樣子。這表情是說:「這真的是、有史以來、最糟糕、的想法!」。
14. 環顧會議室眾人。這表情是說:「有人把這個記下來嗎?」
15. 皺眉加微笑。這表情是說:「再開個會來討論這個?當然!」
16. 皺著鼻子。這表情是說:「有人放屁?」
17. 因害怕而退縮。這表情是說:「你怎麼用油性筆寫在白板上啊!」
18. 擺出高高在上的姿態。這表情是說:「光是我出席,就足以提升這次會議的價值!」
19. 側轉抬臉向上看。這表情是說:「有嗎?我沒說過要那麼做吧!」
20. 吃一口沙拉。這表情是說:「我正在吃東西,別來問我!」
21. 裝出膽怯的樣子。這表情是說:「是啊,這個簡化程序的問題,到現在已經討論十八個月了。」
 
 
最後追加
不開會的時候
照樣大顯身手
 
就算不是在開會的時候,你也要繼續展現聰明睿智。
 
1. 表達感謝的e-mail
每次開完會以後,要向所有參加會議的人發送電子郵件,感謝他們花時間出席。並且感謝主辦單位或人員,感謝負責會議記錄的人。還要感謝那個帶零嘴小吃來的人。要是沒有人帶零嘴,那就建議下次應該要準備一點吃食。
 
2. 起來走動時,讓電腦開著
但記得在你的筆記電腦上加裝防止旁人窺視的保護貼片,這樣就沒人會發現你剛剛其實在看新聞。
 
3. 一定要使用「從手機發送」的簽名檔來發送e-mail
不管你的e-mail是透過什麼裝置發送,一定要使用「從手機發送」的簽名檔。這會讓你看起來好像都很忙的樣子,總是在四處移動,電郵中萬一出現錯別字,別人也比較會體諒你。
 
4. 說你行事曆上頭沒記下這次會議
你也可以故意不出席開會,就說你的行事曆上頭沒記下這場會議。要是大家因為你沒到場就開不成會議,那麼他們就會知道你有多重要囉。
 
5. 建議開個會
當電子郵件串已經超過二十五個回復時,一場爭取效率的比賽就開始囉!而且是第一個建議開會的人會是贏家。你就是要當那個贏家!馬上建議大家開會討論。
 
6. 要求事後討檢
計畫被取消時,要召集大家做檢討,看看哪些地方出問題。要說你很想聽聽大家的說法,從別人的錯誤中學習。
 
7. 抱怨說你有多少會議要參加
你一定要常常抱怨說自己有好多好多會議要開,但絕對不必老實招供,就把別人說的會議次數加倍吧。你真的好忙!好多會議要開啊!
 
8. 針對沒效率的會議發送備忘錄
發送備忘錄給大家,說你多麼希望開會可以更有效率。
 
9. 找個你討厭的同事排定一場「快速對談」會議
然後在最後一分鐘延期,但不做任何解釋。他要是問說這個會議的主題是什麼,你就說開會的時候再說,但你知道這場會議只是個幌子,根本沒要開啊。
 
10. 為了減少開會次數而排定一次會議
召集大家一起關在會議室,然後質疑說是不是有哪一天完全不必開會,或者會不會有整個早上或下午都不必開會的時候。就用這些嘮嘮叨叨把會議時間耗完,然後又決定安排一次會議繼續討論這個議題。

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