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秘書邀約時應注意的說話藝術
文章日期 2020-09-07

秘書邀約時應注意的說話藝術

【台北市專業秘書暨行政人員協會45屆理事長/46屆監事-周純如】

 

確認的藝術

 

上個月台中科技產業公司的林副總經理升任總經理,因為多年企業內訓的好關係,所以林總特別請秘書來電邀約我用餐。

 

郭秘書:周老師您好,我們林副總升遷想請周老師用餐,不知老師是否可以呢?(沒有時間地點)

 

純如:不用客氣啦,謝謝總經理的邀請,但是我最近很忙,真的沒有時間,真的很感謝

 

郭秘書:不行啦,老師,我們總經理說無論如何要配合老師的時間,若老師不方便來台中,我們總經理說也可以去台北啦。

 

純如:謝謝總經理的熱情邀約,我到6月底行程都是滿檔的,待9月份我至台中親自去向總經理祝賀。

 

郭秘書:老師,您這樣就太見外了啦,隨便用個餐,真的不要客氣啦,我一定要約到老師的時間,我們可以配合的。

 

純如:如果這樣,我在5/3會到中科,下課後是5:00,約那天晚上可以嗎?

 

郭秘書:喔,那天不行喔,我們有行程,還有別的時間嗎?我們去台北也可以,我們常去台北出差。

 

純如:如果這樣4/26下午5:00以後我可以,

 

郭秘書:真不巧,那天我們董事會。

 

純如:真的沒關係,我們都太忙了,如果行程有調整,我們再約好嗎?

 

郭秘書:真的不行,一定要給我時間啦,我待會要向老闆回報。

 

純如:可以請告訴我總經理可以的三個時間嗎?我來喬看看是否有合適的時間。

 

郭秘書:那我先問總經理看看,再跟您說。

純如:<>?><

 

 

在這個過程中,秘書代表總經理的盛情邀約,但是卻少了些邀約的藝術,若是她換個方式,會更快達到邀約的任務。

 

郭秘書:(說明來意)請問您可以給我三個您方便的時間嗎?我們來安排行程。

 

純如:(提供三個時間)

 

郭秘書:我立即確認後告知您,謝謝您提供的時間。

 

有時在工作中,我們是否因為冗長的說明或不達目地性的言語,而浪費了彼此的時間呢?

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