精選文章
3步驟寫出簡潔易懂商業Email
文章日期 2021-04-07

撰文者:世界公民文化中心

要怎麼寫出簡潔的商業email ?答案很直接:句子短就簡潔。
但是,該怎麼寫短句子?

https://www.core-corner.com/Web/Images/Page/HCdydkab_20170208.jpg

進入策略之前,先看以下這個例句,我們習慣性寫出這樣的email 句子:

For your information, please be advised that the accounting service details and application forms were sent to you on September 10.

供您參考,在此知會您,我們已於9月10日寄出會計服務的細節和申請表格。

這個句子太複雜了!簡化成以下句子,一目了然:

I'd like to advise you of the details. We sent you the accounting service details and application forms on September 10.

比較這兩種寫法,哪裡相同,哪裡不同?

我們現在就用這兩個例句示範簡化email 的「三步到位」策略:

Step 1) 去掉所有無意義的字

For your information, please be advised that the accounting service details and application forms were sent to you on September 10.

為什麼For your information 是無意義的詞?因為少掉了完全沒有影響。

https://www.core-corner.com/Web/Images/Page/eMvrft9g_20170208.jpg

Step 2) 一個句子只傳達一個概念

記住一個原則,句子越短就越容易懂:

一個句子少於10個字,讀懂率是98%。
一個句子少於20個字,讀懂率是75%。
一個句子多於20個字,讀懂率是4%,讀者必須一讀再讀。

email 簡潔的原則是一個句子只傳達一個概念。
判斷句子有幾個概念,就看它有幾個動詞。

Please be advised that the accounting service details and application forms were sent to you on September 10.

這個句子有兩個動詞:advise和sent,「告知」和「寄出」這兩個概念,就分成兩句來寫,不只是分成兩句,甚至可以分成兩段,就更好讀了。

Id like to advise you of the details. We sent you the accounting service details and application forms on September 10.

Step 3) 主動策略

就句子的字數來看,主動句的字數一定比被動句少,更簡單明瞭。
商業溝通儘量用主動語態。
只有三種情況例外:

 

https://www.core-corner.com/Web/Images/Page/NYIMqiAz_20170208.jpg

商業英文學得又快又準:http://bit.ly/2HSHW7p

讀者留言
各類技能培訓 政府挺你 職訓博覽會
您可能有興趣
SELECT autono,cate1,ctitle,charge FROM `courselist_temp2` WHERE oNo='AAC039' AND ((on_date <= '2021-05-10' AND off_date > '2021-05-10' AND cdateA >= '2021-05-10') OR cdateA = '0000-00-00') ORDER BY RAND() LIMIT 0,3

登入1111進修網

1
2
提示
3
從facrbook登入
我無法登入、忘記密碼?
註冊成為進修會員