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我講的都是重點了, 老闆卻還是老叫我講重點怎麼辦?
文章日期 2021-04-07

每一次在企業內訓上「出色溝通力」這門課時,我只要提到有種主管老愛說:

 

「你的重點是?」

 

「你可以講重點嗎?」

 

學員間就會眉來眼去、接耳偷笑,點頭如搗蒜的回應我。這場景無論在什麼產業都會出現,而且是大概三分之二的工作者都會遇到這樣的困擾。

 

「可是我講的都是重點啦!」

 

這句話絕大多數部屬都不敢對主管說出口,只能努力的試著用另一種方式,來看能否達到主管講重點的標準。

會請部屬講重點的主管,大體上區分成這三大主因:重邏輯的他摸不清你的邏輯思維、重程序的他認為你太跳躍未能按照流程說明、重結果的他沒有耐性傾聽任何細節。

接著就來細談剖析這三類主管的互動、說話模式,並同時探究我們該如何做表述,不再讓主管認為我們講話沒重點。

 

重邏輯WHY

 

這類主管除了「講重點」這句話外,也時常毫不客氣的打斷你提問:「為

什麼?」要你解釋說明,也或者直白的說:「這麼做有意義嗎?這個案子的意義、成效是什麼?」

 

他是個邏輯組織非常強的主管,尤其在傾聽他人陳述時頭腦清晰,猶如偵探般的檢視是否言之有理、言之有物,有無結構且符合因果關係,尤其在方法策略與目標成效和實務市場是否緊扣相連。

 

舉個例子,當你這麼說:「由於這一季的業績未能達到目標,下一季我計畫跟通路合作,開發年輕族群的市場。」

 

主管會立刻問你怎麼思考的,他會用很像質疑的口氣提出:「開發年輕族群有這麼迅速嗎?讓你一季就能收割來補業績。

「你要跟什麼樣的通路合作,他擁有多少年輕族群的資源和戰績?」

「業績未能達成最主要原因是什麼?解決那問題才是根本吧!」

因此在面對談事情重邏輯的主管,建議你先做好下面三件事:

 

 

1.檢視自己要報告的內容。預先提出主管會問及的問題,並且從各面向、因果、關聯性你都要能提出依據,這些依據可以是數據、事實或實務理論。

 

2.口語表達有邏輯。一開口就先精簡說出遇到的問題點,解決的策略方法,最後才補充說明這些方法的依據為何,把要說的內容歸納成二到三個重點,並試著在開場這樣說:「我將用三分鐘的時間,分成二點來說明。」

 

3.限制自己三到五分鐘內就能說清楚講明白。這時你得剪去雜枝,雜枝就是主管口中常說的廢話,也就是即使不說也不會影響別人認知理解的話。

 

 

重程序HOW

 

當這類型主管脫口說出:「你能切入重點說嗎?」意味著他認為你的表達太過跳躍未能依照流程步驟說明,因此他會常切入你的言談中問:「所以你說的這個要怎麼做到?」

 

重程序主管顧名思義,他喜歡別人能夠照著步驟順著流程娓娓道來,當他在聽部屬說話時儼然就像是電腦程式,檢驗著每一句話中,是否有清楚交代細節和流程,言之有序是他極為在乎的關鍵。

一樣的例子,當你這麼說:「由於這一季的業績未能達到目標,下一季我計畫跟通路合作,開發年輕族群的市場。」

 

重視程序的主管他會認為你沒能說出重點,接著開始一連串的問你:「這季沒有達成目標是為什麼?距離業績差多少?」「計畫跟通路怎麼合作來推廣?」「年輕族群市場是指哪些條件的?」

 

有發現嗎?這類型主管會從中延伸出一系列問題,因此你能這樣做準備和應對:將所有內容排成一個時間流。依照順序一個個說,別想到什麼說什麼,更別急著要說結論,怕忘記或太隨性,建議可以在筆記本上記下順序,以及流程中重要的步驟或細節。

 

準備好規格的資料。像是起始時間點、預算費用、成本、花費、完成度、SOP、風險評估⋯⋯等,能背起來是最好,沒辦法的話也請備著它,以備不及之需。

 

要和主管面對面進行表述時,讓他先知道整個報告的流程架構。一開口你可以刻意這樣說:「這件事分成三個階段,我先說明這麼做的原因後,再從第一階依序說明。」

 

 

重結果WHAT

 

最後這一型的主管他們很常說:「我沒時間聽你說這些,到底重點是什麼啦?」他是個極度沒有耐心的主管,如果下一句你還是沒能說到他想聽的,你可能會立刻被轟出去或請下台了。

 

重結果的主管要聽的是最後的結論、結果或戰績,前因後果他只想聽「果」,至於做錯了什麼決策?他沒興趣,他只想聽你「接下來要做什麼」,而不想聽你「解釋為什麼」,你所言到底對他或部門好處是什麼,這就是他所謂的重點。

 

我們依舊看這個例子:「由於這一季的業績未能達到目標,下一季我計畫跟通路合作,開發年輕族群的市場。」

當你話才剛說完他就立刻問你:「這個新市場預估可以帶來多少業績?」

 

「只有這個方法嗎?還有沒有其他的方法?」

 

和重結果的主管共事其實很簡單,掌握這個要素,溝通上幾乎無需花費太多時間和心力:將要報告的內容拿放大鏡找出主管會特別在意和重視的點。這些點拿出來說即可,此外特別要練習將結果說得漂亮又動人。不是要你吹牛,但要學會放大它,這有助於提升他的耐心聽你說下去,一開口就先畫餅給他。

 

你得這麼說:「這件事會為我們帶來的好處是,我預計的做法是。」

 

什麼是重點?你認為的重點為什麼不被認同,其實不是你不會講重點,而是主管在乎的、想聽的才叫做是重點,不是他想聽的對主管而言都叫廢話。

 

 

想要知道更多,卡姐的"麻煩主管,請不要再找我碴!"

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