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為什麼常被老闆念?「 送公文篇」
文章日期 2020-09-04

【台北市專業秘書暨行政人員協會秘書長暨專業講師-米金】

 

小美是個新報到的秘書,前輩告訴她,老闆人很好,不用太緊張,只要有負責好應該做的事情就好。而她的主要工作之一就是要送公文給老闆,記得在老闆進來以後提醒老闆要審閱公文。

小美為了要使命必達,每次都會把公文放在自己的位子上,然後看到老闆一進門,就馬上抱著一疊公文衝進去請老闆看公文,老闆通常都是笑笑溫和的直接看公文後讓小美可以直接拿出去。而在三個月後的某天,小美一樣要請老闆看公文時,這次老闆卻有了不同的反應…

老闆:「小美,你已經到職三個月了,覺得自己是否已經適應這份工作了呢?」

小美:「是的,每位同事都很好相處,工作我也上手了!」

老闆:「你適應了每一位同事,卻沒有來適應過我的工作模式,令我感到失望,我給妳一天想想,到底是哪裡需要改進?現在,請妳離開辦公室。」

 

小美聽完老闆的話後,帶著滿頭問號離開了辦公室,開始思考著老闆的話到底有什麼意思呢?

因為老闆的這句話,小美決定觀察看看其他人如何與老闆互動的,尤其是老闆身邊的資深秘書與老闆的互動。

 

小美在一整天的觀察中,果然發現了好多不同點:

1. 自己總是匆匆忙忙抱一大疊公文緊緊黏著老闆進到老闆辦公室,讓老闆絲毫沒有休息的時間;而資深秘書總是在大家向老闆報告事情以後,等了五分鐘,確認老闆的事情皆告一段落後,才非常優雅的拿著記事本進去與老闆討論事情。

2. 自己把公文抱進去以後,就只希望老闆趕快蓋章讓她可以把公文抱出去還給每個部門的人;資深秘書如果有重要公文需要報告,則會一邊向老闆報告公文重點並且標明重點處,讓老闆便於閱讀決策。

3. 自己手上的公文都是按照公文來的時間直接堆疊,如果有連貫性質的公文,老闆常常要翻找前面已經批核過的公文來重新確定裁示是否與前面的公文相同;資深秘書則是會把公文按照緊急程度、重要性以及部門來分類,讓老闆可以像閱讀一本書一樣的順暢批核公文。

4. 自己手上的公文,常常都會因為裝訂不全,而發生公文滿天飛的狀況;資深秘書則是會檢查公文的裝訂是否完整,如果不完整,她會重新裝訂,務必讓老闆可以舒適的閱讀公文。

紀錄到這裡,小美才懂得原來自己還有那麼多的進步空間,決定明天好好地向老闆「懺悔」,再當一位更進步的秘書!

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