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精準的行程安排,才是疲於奔命的關鍵!
文章日期 2020-07-01

 

擔任一位稱職貼心的秘書,在行程安排上應該站在同理的位置上去判斷此事件,例如:出席必要性、是否有代理人、替代方案、車程距離、交通尖峰時間、行程可否挪移等要素評估,

      行程管理是秘書重要工作之一,為主管有效安排行程,使其行程「化繁為簡」並且善加利用時間的運用及創造效率是稱職秘書必備職能。

主管最常有的行程頻率由高至低為下:

1. 「會議出席」 2. 「出差或洽公」 3.「事務處理」。

 

  行程安排進行往往從一接到行程邀約開始,秘書必須具有高度判斷力,裁定需要出席參加嗎?安排妥當又不會太急促,不給主管太多壓力呢?敏銳及細心判斷是很重要的。

 

  在以前任職秘書期間,最喜歡的工作就是每天盡可能地將主管安排到外部行程,當主管不在時,我只要守好電話,不漏接重要來電,就能較自主的依進度來執行自我工作;反之,若主管在公司內,我就得被突如其來的主管交辦突發事件,打亂我自己的工作進度;也因此,我特別私心的喜歡安排主管出門。

  

      某次司機大哥看了我給的行程,然後告知我這樣時間會很趕喔,等於主管要從台北市西區到東區,再從東區到西區,再由西區趕回北區的辦公室。當時的我沒有任何地理概念,也漫不經心的安排行程,因此沒有跟客戶有任何的協調,只是將時間登錄,就完成我的行程管理了,當天主管早上8:30由內湖出門至西門町召開資訊早會,10:00再由西門町至信義區參加10:30客戶開幕誌慶典禮,接著12:00再由信義區趕至喜來登參加12:20客戶產品發表會,接著13:00需至內湖總公司參加重要客戶來訪會議。

 

     13:00我和同事外出用餐,回到公司看到主管吃著發表會致贈的餐盒,我順口問了司機大哥怎麼沒有帶老闆去吃飯? 司機大哥回我,行程時間排的這麼緊,來的及吞一口飯嗎?當時我也不以為意,只認為主管出門我很輕鬆愉快,卻沒有同理心的去思考主管及司機大哥的難處。

 

  擔任一位稱職貼心的秘書,在行程安排上應該站在同理的位置上去判斷此事件,例如:出席必要性、是否有代理人、替代方案、車程距離、交通尖峰時間、行程可否挪移等要素評估,無可諱言的,我只想到將主管送出門,不要叨擾我就好,殊不知也沒有體會到在外「奔波行程」的人遠比「安排行程」的我更辛苦啊!

 

►提升工作效率的簡報術

 

【台北市專業秘書暨行政人員協會45屆理事長/46屆監事-周純如 提供】

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