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邀請卡3項必問 老闆才不會臉色鐵青!
文章日期 2020-07-01

 

 

初任秘書之時,總以為行程安排只要讓老闆的會議不衝突就是工作100分,殊不知,這只是行程秘書的基礎功...更重要的在後頭!!

 

在擔任行程秘書半年後,我如往日般收到了好幾張邀請函,其中有一張邀請函,長得非常特別,它不僅有中文邀請,還有英文邀請,上面還提到了Dress Code: 紫色相關的服飾,距離宴會的時間還有一個月之久。

 

我按照了以往的直觀判斷「非業務直接相關」、「非老闆熟識的人」,原本覺得「這個晚宴老闆大概不會去吧?」,打算要向老闆報備後,準備將這張美美的邀請函跟以往的邀請函一起束之高閣。

 

把邀請函送入老闆辦公室後,大約過了三天,老闆臉色不佳的找我談話,連續問了我幾個問題,「主辦者是否確定出席?」「其他與會者有哪些人?」「當日服裝要求?」,原本以為只是一張即將被我送入回收桶的卡片,沒想到裡面所包含的問題,我卻一個也答不出來,也在此時,我才注意到這張邀請函的重要程度。

 

知過能改,這是我在職場中學到的重要準則之一。

因此我仔細端詳邀請函後,開始向主辦方詢問這個晚宴的主人、其他來賓資訊以及晚宴目的與服裝基本要求及特殊的Dress Code 是什麼用意。

 

詢問的過程當中,才知道原來我輕看的這個晚宴居然是國際晚宴,而且會有頒獎等重要程序,如果沒有參加到這場晚宴,可以說是當年度最扼腕事項之一!

通常國際晚宴,因此會提前三個月邀請國際賓客,提前一個月邀請國內貴賓,為表慎重,更會使用中英文對照的資訊,而Dress Code則是請出席嘉賓應該穿著的服裝元素。

 

過了兩天,我終於將這些資訊彙整完畢,簡要的向老闆說明後,也提出這個晚宴的注意事項及建議讓老闆參考,才終於讓老闆的臉上重展笑容。

 

如果在一開始我即能用心瞭解該行程,並且做好事前準備再送所有相關資料給老闆,老闆與我就不用多浪費五天在確認這個晚宴的行程資訊,而是讓老闆在看到資料的第一時間即能決定是否出席。

 

秘書基本功,瞭解行程內容很重要!

 

⁜同場加映

 

►►辦公室基本功

 

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