撰文者：世界公民文化中心

要怎麼寫出簡潔的商業email ？答案很直接：句子短就簡潔。
但是，該怎麼寫短句子？

進入策略之前，先看以下這個例句，我們習慣性寫出這樣的email 句子：

For your information, please be advised that the accounting service details and application forms were sent to you on September 10.

供您參考，在此知會您，我們已於9月10日寄出會計服務的細節和申請表格。

這個句子太複雜了！簡化成以下句子，一目了然：

I'd like to advise you of the details. We sent you the accounting service details and application forms on September 10.

比較這兩種寫法，哪裡相同，哪裡不同？

我們現在就用這兩個例句示範簡化email 的「三步到位」策略：

Step 1) 去掉所有無意義的字

For your information, please be advised that the accounting service details and application forms were sent to you on September 10.

為什麼For your information 是無意義的詞？因為少掉了完全沒有影響。

Step 2) 一個句子只傳達一個概念

記住一個原則，句子越短就越容易懂：

一個句子少於10個字，讀懂率是98%。
一個句子少於20個字，讀懂率是75%。
一個句子多於20個字，讀懂率是4%，讀者必須一讀再讀。

email 簡潔的原則是一個句子只傳達一個概念。
判斷句子有幾個概念，就看它有幾個動詞。

Please be advised that the accounting service details and application forms were sent to you on September 10.

這個句子有兩個動詞：advise和sent，「告知」和「寄出」這兩個概念，就分成兩句來寫，不只是分成兩句，甚至可以分成兩段，就更好讀了。

I’d like to advise you of the details. We sent you the accounting service details and application forms on September 10.

Step 3) 主動策略

就句子的字數來看，主動句的字數一定比被動句少，更簡單明瞭。
商業溝通儘量用主動語態。只有三種情況例外：