妥善安排工作日的每1分鐘
文章日期 2017-10-30
如果你介於二十五歲到三十四歲，住在英國，你看的電視可能比你想像的多。2013年英國電視監管當局調查人們看電視的習慣，這項調查估計，二十五歲到三十四歲年齡層的受調者，每週花十五到十六小時看電視。這聽起來好像很多，但實際上是嚴重低估的數字。我們知道低估是因為，談到看電視的習慣，我們有反映真正情況的資料。英國廣播電視視聽眾研究委員會（BARB；相當於美國尼爾森公司﹝Nielsen Company﹞）在代表樣本的家庭安裝計時器，客觀公正的記錄人們實際看電視的時間，發現自認每週看電視十五小時的二十五歲到三十四歲年齡層，實際看電視的時間約二十八小時。
錯估時間，不只出現在英國人看電視的習慣，在各式各樣的自我行為估計中，總是看得到類似的錯估。在一篇談論這個一主題的《華爾街日報》文章中，商業作家范德康（Laura Vanderkam）指出更多這類的例子。美國國家睡眠基金會（NSF）調查，美國人自認平均每晚睡約七小時，但實際測量美國人睡眠的「美國人時間使用調查」糾正這個數字應該是八．六小時。另一項調查發現，宣稱每週工作六十到六十四小時的人，平均每週工作可能只有四十四小時；而宣稱工作超過七十五小時的人實際上工作不到五十五小時。
這些例子凸顯一個重點，我們每天花很多時間在「自動駕駛」上──不去想我們怎麼利用自己的時間。這是一個問題。如果你不堅持保持深度與淺薄工作的平衡，養成習慣在行動前停下來自問：「現在做什麼最好？」你將很難避免無關緊要的事悄悄占據時間表的每個角落。下面介紹的策略，目的就是強迫你採取這種行為。這個概念剛開始你可能覺得很極端，但很快的，它將證明對你追求充分利用深度工作的價值是不可或缺：安排你一天的每一分鐘。
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我的建議如下：在每個工作日開始時，翻開專為這個目的而準備的橫線筆記本新的一頁，在左側由上而下每一行標示一天的一小時，涵蓋你工作日的所有時間。接著是重點，把工作日切出數個時段，指定每個時段的工作。例如，你可能切出上午九點到十一點，指定在這段時間寫一家客戶的新聞稿。你就畫一個方塊，把對應這段時間的三行框起來，在方塊上寫「新聞稿」。不是每個時段都需要指定工作，有些時段可能用於午餐或休息。
為了保持乾淨清爽，時段最少應該要有三十分鐘，占頁面上的一行。這表示，不要把當天的每一項小任務，例如回覆上司電子郵件、填退費表、問卡羅有關報告的事等，都畫一個小方塊，你應該把小任務集中成更概括性的工作方塊。這時候，你可以用一個輔助的方法，從工作方塊畫一條線到頁面右側的空白處，在那裡列出你準備在那個時段完成的所有小任務。
完成工作日的時間安排後，每一分鐘應該都屬於一個時段。事實上，你已經安排好工作日的每一分鐘，每一分鐘都有事要做。這一天就以這份時間表來指引你工作。
當然，大多數人會立刻碰上問題。從工作日一開始，你的時間表可能（通常都會）出現兩個問題：第一是你可能估計錯誤，例如，你可能計畫以兩個小時寫新聞稿，實際上卻花了兩個半小時。第二個問題是，你會被打斷，新的義務出乎意料的出現在你的工作時段中，這類事情也可能打散你的時間表。
這不是大問題，如果你的時間表被打亂，你應該一有機會就花數分鐘修改其餘時間的安排。你可以換新的一頁，也可以擦掉方塊，重畫時段，或者照我的方法做：在舊方塊上打叉，然後在右側重畫新方塊（我都畫窄窄的方塊，才有空間做修改）。有些時候，你可能需要修改五、六次。別因為這種情況而氣餒，你的目標不是不計代價堅守訂好的時間表，而是隨時都清楚知道你接下來要做什麼，即使這些決定隨著一天過去一再被修改。
如果你發現修改時間表的頻率讓你不勝負荷，有幾個技巧可以讓它穩定些。第一，你應該認清，你永遠會在一開始低估大部分事情需要花的時間。剛開始培養這種習慣的人，往往一廂情願的擬定時間表，以最佳情況設想他們的一天。但慢慢的，你應該可以更精確的（甚至略微保守的）預估工作所需時間。
第二個技巧是，利用「溢位方塊」。如果你不確定一項工作要花多少時間，就先畫上預期的時間方塊，再增添一個額外的方塊。如果需要更多的時間，就利用額外的方塊來繼續完成它。不過，如果你準時完成這項工作，就為額外的方塊分派另一個用途，例如一些不緊急的任務。這讓你得以順應一天中無法預測的事，而不需要一直修改畫在紙上的時間表。拿前面提到的寫新聞稿為例，你安排兩個小時寫新聞稿，但再增添一小時的方塊，有需要時就可以繼續寫新聞稿，不需要時則分派用來檢查和回覆電子郵件。
我建議的第三個技巧是，更自由的使用你的工作方塊。為你的工作方塊分配較長的時間，比你預期完成一項工作需要的時間還長。典型的知識工作者一天會有許多事情發生，有一些時段可以用來處理意外，會讓事情更順利。
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在你執行這個策略前，我得先解決一個常見的反對意見。根據我推薦這個方法的經驗，我發現許多人擔心這種規畫會變成綁手綁腳的負擔。例如，一位名叫喬瑟夫的讀者在我寫到這個主題的部落格貼文上評論：
我想你太低估不確定因素的影響……讀者若太認真採用這個方法，與時間表建立強迫性和不健康的關係，導致過度誇大計算時間的重要性，超過對工作的投入，而後者正是我們所談的，藝術家的方法往往是最好的方法。
我了解這種顧慮，而且喬瑟夫當然不是第一個提出的人。不過，這也很容易解決，我每天安排時間表時，除了例行安排沉思和討論的長時段外，還有一個原則是：如果我有重要發現，那就是完全正當的理由，可以忽視當天其餘的安排（當然，不能省略的工作例外）。因此，我可以繼續探索意外的發現，直到失去動力，這時候，我再退回來為一天剩下的時間重建時間表。
換句話說，我的時間表不但容許、還鼓勵即興的改變。喬瑟夫把時間表的目標，誤解為強迫你按照僵硬的計畫行事。時間表的目的不是束縛，而是深思熟慮。這是一種簡單的習慣，迫使你持續花片刻思考你的一天，自問：「其餘的時間做什麼最好？」這種習慣要求的是結果，而不是堅持固定不變的方法。
我甚至認為，這種結合安排所有時間、必要時順應或修改計畫的方法，更能讓體驗創意，勝過採用較傳統的、任由一天的時間流逝而未加管理的方法。如果未加管理，很容易讓你的時間流於淺薄，電子郵件、社群媒體、瀏覽網路……這類淺薄行為雖然可以滿足一時，但不會帶來創意。另一方面，透過組織你的時間，你可以隨時調度時段以探索一個新構想，或深入思考有挑戰性的事，或是在固定的時段從事腦力激盪，這些都是較可能激發創新的深度工作。（回想我在原則一談到，許多偉大的創新思想家都遵循固定的儀式。）因為你願意在創新構想出現時放棄你的計畫，當謬斯駕臨帶來創新靈感時，你也已經做好準備。
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總結而言，這個策略的目的在於認識深度工作的習慣需要你尊重看待你的時間。培養這種尊重看待的第一步就是：安排工作日的每一分鐘要做什麼。剛開始你會抗拒這種做法是自然的反應，因為任由內在的隨興和外在的要求來你的支配時間肯定容易得多。但如果你想發掘自己創造價值的潛力，就必須克服對這種管理方法的不信任。
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