精選文章
妥善安排工作日的每1分鐘
文章日期 2017-10-30
1111進修網 深度工作力
 
 
  如果你介於二十五歲到三十四歲,住在英國,你看的電視可能比你想像的多。2013年英國電視監管當局調查人們看電視的習慣,這項調查估計,二十五歲到三十四歲年齡層的受調者,每週花十五到十六小時看電視。這聽起來好像很多,但實際上是嚴重低估的數字。我們知道低估是因為,談到看電視的習慣,我們有反映真正情況的資料。英國廣播電視視聽眾研究委員會(BARB;相當於美國尼爾森公司﹝Nielsen Company﹞)在代表樣本的家庭安裝計時器,客觀公正的記錄人們實際看電視的時間,發現自認每週看電視十五小時的二十五歲到三十四歲年齡層,實際看電視的時間約二十八小時。
 
  錯估時間,不只出現在英國人看電視的習慣,在各式各樣的自我行為估計中,總是看得到類似的錯估。在一篇談論這個一主題的《華爾街日報》文章中,商業作家范德康(Laura Vanderkam)指出更多這類的例子。美國國家睡眠基金會(NSF)調查,美國人自認平均每晚睡約七小時,但實際測量美國人睡眠的「美國人時間使用調查」糾正這個數字應該是八.六小時。另一項調查發現,宣稱每週工作六十到六十四小時的人,平均每週工作可能只有四十四小時;而宣稱工作超過七十五小時的人實際上工作不到五十五小時。
 
  這些例子凸顯一個重點,我們每天花很多時間在「自動駕駛」上──不去想我們怎麼利用自己的時間。這是一個問題。如果你不堅持保持深度與淺薄工作的平衡,養成習慣在行動前停下來自問:「現在做什麼最好?」你將很難避免無關緊要的事悄悄占據時間表的每個角落。下面介紹的策略,目的就是強迫你採取這種行為。這個概念剛開始你可能覺得很極端,但很快的,它將證明對你追求充分利用深度工作的價值是不可或缺:安排你一天的每一分鐘。
 
╳╳╳╳
 
  我的建議如下:在每個工作日開始時,翻開專為這個目的而準備的橫線筆記本新的一頁,在左側由上而下每一行標示一天的一小時,涵蓋你工作日的所有時間。接著是重點,把工作日切出數個時段,指定每個時段的工作。例如,你可能切出上午九點到十一點,指定在這段時間寫一家客戶的新聞稿。你就畫一個方塊,把對應這段時間的三行框起來,在方塊上寫「新聞稿」。不是每個時段都需要指定工作,有些時段可能用於午餐或休息。
 
  為了保持乾淨清爽,時段最少應該要有三十分鐘,占頁面上的一行。這表示,不要把當天的每一項小任務,例如回覆上司電子郵件、填退費表、問卡羅有關報告的事等,都畫一個小方塊,你應該把小任務集中成更概括性的工作方塊。這時候,你可以用一個輔助的方法,從工作方塊畫一條線到頁面右側的空白處,在那裡列出你準備在那個時段完成的所有小任務。
 
  完成工作日的時間安排後,每一分鐘應該都屬於一個時段。事實上,你已經安排好工作日的每一分鐘,每一分鐘都有事要做。這一天就以這份時間表來指引你工作。
 
  當然,大多數人會立刻碰上問題。從工作日一開始,你的時間表可能(通常都會)出現兩個問題:第一是你可能估計錯誤,例如,你可能計畫以兩個小時寫新聞稿,實際上卻花了兩個半小時。第二個問題是,你會被打斷,新的義務出乎意料的出現在你的工作時段中,這類事情也可能打散你的時間表。
 
  這不是大問題,如果你的時間表被打亂,你應該一有機會就花數分鐘修改其餘時間的安排。你可以換新的一頁,也可以擦掉方塊,重畫時段,或者照我的方法做:在舊方塊上打叉,然後在右側重畫新方塊(我都畫窄窄的方塊,才有空間做修改)。有些時候,你可能需要修改五、六次。別因為這種情況而氣餒,你的目標不是不計代價堅守訂好的時間表,而是隨時都清楚知道你接下來要做什麼,即使這些決定隨著一天過去一再被修改。
 
  如果你發現修改時間表的頻率讓你不勝負荷,有幾個技巧可以讓它穩定些。第一,你應該認清,你永遠會在一開始低估大部分事情需要花的時間。剛開始培養這種習慣的人,往往一廂情願的擬定時間表,以最佳情況設想他們的一天。但慢慢的,你應該可以更精確的(甚至略微保守的)預估工作所需時間。
 
  第二個技巧是,利用「溢位方塊」。如果你不確定一項工作要花多少時間,就先畫上預期的時間方塊,再增添一個額外的方塊。如果需要更多的時間,就利用額外的方塊來繼續完成它。不過,如果你準時完成這項工作,就為額外的方塊分派另一個用途,例如一些不緊急的任務。這讓你得以順應一天中無法預測的事,而不需要一直修改畫在紙上的時間表。拿前面提到的寫新聞稿為例,你安排兩個小時寫新聞稿,但再增添一小時的方塊,有需要時就可以繼續寫新聞稿,不需要時則分派用來檢查和回覆電子郵件。
 
  我建議的第三個技巧是,更自由的使用你的工作方塊。為你的工作方塊分配較長的時間,比你預期完成一項工作需要的時間還長。典型的知識工作者一天會有許多事情發生,有一些時段可以用來處理意外,會讓事情更順利。
 
╳╳╳╳
 
  在你執行這個策略前,我得先解決一個常見的反對意見。根據我推薦這個方法的經驗,我發現許多人擔心這種規畫會變成綁手綁腳的負擔。例如,一位名叫喬瑟夫的讀者在我寫到這個主題的部落格貼文上評論:
 
  我想你太低估不確定因素的影響……讀者若太認真採用這個方法,與時間表建立強迫性和不健康的關係,導致過度誇大計算時間的重要性,超過對工作的投入,而後者正是我們所談的,藝術家的方法往往是最好的方法。
 
  我了解這種顧慮,而且喬瑟夫當然不是第一個提出的人。不過,這也很容易解決,我每天安排時間表時,除了例行安排沉思和討論的長時段外,還有一個原則是:如果我有重要發現,那就是完全正當的理由,可以忽視當天其餘的安排(當然,不能省略的工作例外)。因此,我可以繼續探索意外的發現,直到失去動力,這時候,我再退回來為一天剩下的時間重建時間表。
 
  換句話說,我的時間表不但容許、還鼓勵即興的改變。喬瑟夫把時間表的目標,誤解為強迫你按照僵硬的計畫行事。時間表的目的不是束縛,而是深思熟慮。這是一種簡單的習慣,迫使你持續花片刻思考你的一天,自問:「其餘的時間做什麼最好?」這種習慣要求的是結果,而不是堅持固定不變的方法。
 
  我甚至認為,這種結合安排所有時間、必要時順應或修改計畫的方法,更能讓體驗創意,勝過採用較傳統的、任由一天的時間流逝而未加管理的方法。如果未加管理,很容易讓你的時間流於淺薄,電子郵件、社群媒體、瀏覽網路……這類淺薄行為雖然可以滿足一時,但不會帶來創意。另一方面,透過組織你的時間,你可以隨時調度時段以探索一個新構想,或深入思考有挑戰性的事,或是在固定的時段從事腦力激盪,這些都是較可能激發創新的深度工作。(回想我在原則一談到,許多偉大的創新思想家都遵循固定的儀式。)因為你願意在創新構想出現時放棄你的計畫,當謬斯駕臨帶來創新靈感時,你也已經做好準備。
 
╳╳╳╳
 
  總結而言,這個策略的目的在於認識深度工作的習慣需要你尊重看待你的時間。培養這種尊重看待的第一步就是:安排工作日的每一分鐘要做什麼。剛開始你會抗拒這種做法是自然的反應,因為任由內在的隨興和外在的要求來你的支配時間肯定容易得多。但如果你想發掘自己創造價值的潛力,就必須克服對這種管理方法的不信任。
 
 
讀者留言
2017 大學在職進修線上博覽會
您可能有興趣
SELECT autono,cate1,ctitle,charge FROM tb_course WHERE oNo='AAJ014' AND ((on_date <= '2017-12-13' AND off_date > '2017-12-13' AND cdateA >= '2017-12-13') OR cdateA = '0000-00-00') ORDER BY RAND() LIMIT 0,3
全台0元課程大放送 任挑任選 隨你學

登入1111進修網

1
2
提示
3
從facrbook登入
我無法登入、忘記密碼?
註冊成為進修會員