6個職場溝通技巧，遠離白目黑名單
文章日期 2023-12-22
打開人力銀行職缺所需的條件仔細一看，越來越多職缺都希望求職者具備「溝通能力」，這項能力逐漸被視為必備的職場技能，越來越多進修課程也開始主打「職場溝通術」。
溝通建立於「聆聽」及「對話」，這項技能雖然講求經驗累積，但仍然可以透過學習基本的溝通技巧達成良好的團隊溝通，當面對的溝通狀況及對象越多，應對處理的能力就會越好。
技巧1：聆聽取代插話
認真聆聽對方所說的話不僅是基本的禮貌，也可以從中了解對方想表達的想法或意見，這對於良好溝通是很重要的資訊，得知對方考慮的癥結點或不同意的原因後才能針對問題提出對策，進而達到溝通的效果。當遇到理念不同很想出言反駁時記得要忍住，等待對方說完之後再分享你的看法，這樣不但能保持溝通禮儀也可以順利傳達你的意見。
技巧2：用選擇題提問
有些人不是不想溝通，而是不懂該如何溝通。當你面對這樣的同事，若使用問答的方式提問，往往會問不出答案，造成溝通停擺。舉例來說，詢問對方「你考量的因素是什麼？」很難得到答案時，這時不妨給對方一些選項，像是「你考量到人力問題嗎？還是因為預算呢？」有研究顯示相較於要人們開口說出答案，我們更善於開口反駁錯誤的答案，即便你給出的選項都不是真正的原因，由於已經給出問題的選項了，對方也比較容易開口告訴你真正的原因是什麼，因此這是一個能讓職場溝通順利進行的技巧之一。
技巧3：說話前先仔細思考過
「三思而後行」這句話大家都聽過，但真的能做到的又有多少呢？人在心急或是不自覺的情況下經常說話不經大腦，不假思索的說出「我以為」、「我覺得」，在職場溝通時應避免使用帶有強烈個人主觀意識的用詞，這樣會給人不專業的感覺，也容易造成誤會。
在說話之前可以仔細思考一下，或是透過提問來了解對方的想法，不僅會讓對方覺得自己的意見被重視，也可以藉此思考該如何回覆對方。
技巧4：挑對談話時機
談話時機的重要性不僅止於職場，在各個場合、對象都適用。以前小時候總會挑媽媽心情好的時候跟她要求想要新玩具，在職場也是同樣道理，在溝通事情時，需要先判斷這件事對於接收資訊的人而言是「好消息」還是「壞消息」，在對方心情不好的時候還提出壞消息，肯定會導致溝通效果不佳；反之若是在對方心情好的時候提出問題，不但能大大提升得到正面溝通的機會，或許還能有更多的反饋及收穫，因此「看臉色說話」這項技巧不僅是職場必備，更是溝通的基本法則。
技巧5：確認對討論的主題有共識
在職場上時常會遇到跨部門專案，當要面對與自己不同專業領域及背景的一群人時，需要確認彼此對於討論的問題有沒有取得共識，才得以讓工作順利進行。
每個部門在執行專案時負責的部分都不同，了解大家對事情切入的角度是什麼、產生質疑的原因為何，就必須清楚說明各自的考量及目標。在理解各部門的問題後，努力協助各部門排除疑慮及困難並取得共識，如此才能一起合作完成專案。
跨部門溝通常見的問題之一就是因專業及各部門考量不同而無法達成共識，舉例來說，營運部門可能認為活動花費與預估收益不成正比，而行銷部門認為這是打造品牌知名度所需要的必經過程，因此跨部門溝通時不只需要提出自己的想法，更需要為了消除對方的疑慮而做足功課，才能達成溝通目的。
技巧6：精準溝通語言
說話明確清楚能減少很多不必要的誤會，在生活中如此，職場中亦然。隨著相處時間增加或是合作默契提升，許多人為了快速方便會漸漸縮短溝通的句子，使用許多代名詞來取代精準的人、事、物，像是「那個東西在時間內放到我桌上」。或許你會認為對方應該要知道你在說什麼，但使用不確切的代名詞很容易產生認知落差，對方若是不知道，在理想的情況下他會來詢問你「是什麼東西？時間內是指什麼時候？」，這樣一來一往反而增加了溝通傳達的時間成本。要是對方害怕被責罵而選擇用猜測的方式處理，最後造成不可彌補的錯誤，反而會是嚴重的損失。
因此在職場溝通時，要使用精準的詞彙去溝通，才能避免誤解的情況發生，不要把事情當成「他應該要知道」來處理，而是把對方當成什麼都不知道來清楚傳遞訊息，這樣雖然一開始會花較多時間溝通，但可以避免後續的溝通時間成本及問題處理。
好的溝通不是你說的算
有效的溝通是傳遞者清楚明確地傳達訊息，使接收者完整地了解所傳遞的資訊，因此即便你認為自己已經明確地傳遞資訊了，若對方沒有清楚地接收到訊息就不能算是成功的溝通，對於工作上的討論協作也沒有幫助。
適時用不同的溝通方式及語言與不同的對象溝通是很重要的一個方式，然而「溝通」這門學問即便解釋得再多，也比不上實際多練習來得有效，所以看完文章的各位，趕緊記下以上的溝通技巧，下次在會議上碰到溝通瓶頸時不妨拿出來試試，早日搖身變成職場溝通大師吧！
適時用不同的溝通方式及語言與不同的對象溝通是很重要的一個方式，然而「溝通」這門學問即便解釋得再多，也比不上實際多練習來得有效，所以看完文章的各位，趕緊記下以上的溝通技巧，下次在會議上碰到溝通瓶頸時不妨拿出來試試，早日搖身變成職場溝通大師吧！
文章來源:6個職場溝通技巧，遠離白目黑名單
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