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書寫email的實用小技巧
文章日期 2020-09-04

【台北市專業秘書暨行政人員協會專業講師-徐瑞鍠】

《您是不是re-call女王/大王》

我們經常在寫完電子郵件,寄送電子郵件時,做出這樣的動作:按re-call,把信件叫回來。通常這個時候已經是來不及救回來了,因為收信者可能已經看過你這封信了。這樣的動作只是讓收信對方了解你的信件內容會有錯誤,有可能是疏忽大意所致,而你想取消這封信件。

 

在未上過周純如老師的中英文書信與電子郵件課程之前,

雖然我沒有re-call過任何信件,但是有發生信件內容完成80%,可能尚差一點待確認事項,即郵寄出去,或者是信件內容均完成了,但附件忘了附上,就寄出去了。這時就會很懊惱,趕快補足內容,重新再寄送一次。

上了純如老師的課後,我學到了一個實用小技巧,說起來沒什麼,但做起來就有差了。

那就是在寫e-mail的時候,

我們先將附件附上,再開始寫郵件主旨、寫內文,最後,所有的地方都確認過沒有問題了,再填上收件者的電子郵件帳號,就可以發送出去了。

為什麼收件者的電子郵件帳號是最後填寫呢?

這是為了避免在寫信的過程中,不小心按到了寄送鍵,

將未完成的郵件寄發出去。

這麼做之後就很少發生未完成信件卻誤寄出去的事情。

這真的是一個很實用的技巧呢!

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