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管理英文會議與記錄會議記錄的四大方向與方法
文章日期 2020-07-21
進行英文會議時,你是那個主導會議有效率的進行雙向溝通的專業秘書管理者,還是被動的在會議進行時緊張的說不出話來?
在現在的全球村的世代裡,已經是人人都需具備第二語言專長「英文能力」不可或缺的國際化趨勢世代。但是問題來了,如何與國外客戶或廠商進行有效率的雙向溝通英文會議管理?如何在英文會議上呈現專業秘書的角色?這就是英文會議管理的重點。
進行英文會議時,秘書最常遇到什麼困擾?會議沒有進行有效率的管理?會議結束後沒有決議或結論?進行國外會議太緊張到講不出話來?會議議題與討論內容不對焦,聽不懂會議內容,如同雞同鴨講一般?預計完成日ㄧ直延後?
與大家分享管理英文會議,與記錄英文會議記錄的四大方向與方法。
 
(1)Keep it simple-會議撰寫需簡單扼要
寫英文會議記錄時盡量避免敘述重覆的議題與結論。而是應該將重點議題、討論結論清楚傳遞。並使用熟悉且精準的英文字彙,提供正確的資訊。特別需注意英文字彙的spelling(英文字彙拼法),盡可能避免拼錯英文字,因為有時候英文字拼錯、或拼少或拼多一個字母,所表達的英文文字意思完全不同。因爲是跨國性的國際會議,所做的英文會議記錄是有一定的必要性的呈現英文語言能力的專業度。
 
(2)Have Meeting Minute sample ready-準備英文會議記錄範本
一個能提高會議效率,讓開會有結論,能解決問題的專業英文會議記錄表格,在會議記錄上多加了欄位,讓會議管理更到位的應用。提供增加六個欄位後,不僅讓會議記錄更完整,同時更是會議進行更有效率的秘訣。將大大提升會議效率,會議議題討論更對焦精準,讓會議管理更輕鬆容易。
分享在會議記錄上六個重要同時必要的欄位。
1. Temporary Issue (s)/Presenter(s)-未預先提供議題直接發言者欄位
此欄位有三個重要目的如:Focus with issue(堅持會議內容對焦),Control Meeting time(有效控制會議時間),Efficiency(讓開會更有效率)。
2. Unfinished Issues-上次應完成未完成事項欄位
此欄位的目地為提醒並提高工作完成度比例。
3. Estimated deadline/Reasons-修正完成日與修正原因說明
此欄位提供執行者修正完成日及修正原因說明空間。
4. Completed date-實際完成日欄位
此欄位使工作進度更為透明化。
5. Signatures of Attendees-與會者決議事項確認欄
此欄位目的為確認與會者已審閱此會議記錄並同意此會議記錄內容。
6. Publish date-發行日期欄位
此欄位的目地為保持版本更新。
 
(3)Use English translation website-善用英文翻譯網站
適時運用線上字典的英翻中、中翻英翻譯,及英英同義字解釋。網路上或眾多英文翻譯APP
只能提供有限的字彙翻譯或是句子的直譯,並不能代替你想表達完整的英文字句意思。建議使用線上英英同義字的多重選擇性字彙,使用精準的字彙,完整的傳遞會議上討論的議題與結論。
分享在會議前、會議中、及會議後的狀況的6句常用會議英文。
 
(1)會議要開始了,你會用哪句英文會議常用的句子開始會議?
常用例句一:
As everyone is ready and here. We may now start today’s meeting. 
如果大家都準備好及到齊了,那我們現在即可開始今天的會議。
 
常用例句二:
Today’s meeting is to discuss the topic of ...
今天會議是要討論...主題。
 
(2)會議進行中的其中一個議題結束,在進入下一個議題前,你會用哪句英文會議常用的句子?
常用例句一:
We have come to a conclusion of topic one. Should we continue to discuss topic two?
議題一已討論出結論。我們將繼續進入討論議題二?
 
(3) 會議進行中,若有議題討論的內容沒有清楚有結論,需要釐清議題結論,你會用哪句英文會議常用的句子?
常用例句一:
I don’t quite understand what you suggested about.... within topic one. Can you rephrase/repeat what you just suggested?
我不太明白你在議題一提到有關....的建議是什麼意思。可以請你再重述/重覆你剛所建議的內容?
 
(4)會議接近尾聲,或是已討論全部的議題,你會用哪句英文會議常用的句子結束會議?
常用例句一:
We have covered all topics on the agenda with agreed conclusions in today’s meeting. We may now close today’s meeting. 
今天的會議議程表所列出的所有議題,我們已全數討論出達到共識的結論。今天的會議現在可以結束。
 
常用例句二:
Today’s meeting has now come near to end. Let me  quickly summarize some important conclusions. 
今天的會議將結束。讓我快速的簡述一些重要的議題結論。
未來正進入5G新媒體,新科技時代,流利的英文能力是基礎,只要懂得把這些基本的方向與方法應用在英文會議管理,將從看似不可能的任務-Mission impossible,也會轉換成凡事都有可能-Mission I’m possible. 在英文會議中隨時都有可能遇到的不可預測的變數與挑戰時,要選擇擁抱挑戰,不要逃避挑戰。因為凡流淚灑種的,必歡呼收割。
 
 
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【台北市專業秘書暨行政人員協會專業講師-鄭潔方提供】
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你今天IG了嗎?9成台灣人都在用的社群,這樣行銷就對了!

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