【周純如專欄】做好時間管理是每位上班族必修的第一門學科

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名人專訪

刊登日期：2014-01-10

時間是上帝賜給每個人最公平的禮物，每一個人都有24小時，有的人時間充裕，有的人卻總找不到時間，有的人可以同時完成多件事，有的人卻一事無成！紐約市長曾說：『即使您第一個到辦公室，最後一個離開，從來不請假，並不表示您比其他人更出色！』唯有提高時間運用效率，才是創造績效的王道。

中華人事主管協會資深講師周純如指出，對於每天如潮水般湧進的新工作應該如何著手處理，您永遠沒時間去做每一件事情，但您永遠有足夠的時間，去做好最重要的那一件事情。以下將從妥善的規劃時間，培養善用時間的好習慣，協助個人有效運用時間，提升工作效能。

一、重點管理時間的「80/20」法則

花最少的力氣，獲得最多的效益，您所完成的工作裡，80%的成果，來自於20%的時間，也就是說80%的努力是與成果無關的。不幸的是，大多數人凡事挑簡單的先做，寧可忙碌於無關緊要的瑣事，卻把最有價值、最重要的事，放到最後處理。原因很簡單：那些最有價值的工作，通常都是最困難、也最複雜的。

二、克服『拖延』的壞毛病

沒有目標就不會有計劃，自然就沒有實際行動，很多人就會告訴自己『明天再做吧！』容忍自己對目標的放任，事情永遠都是明天才開始，目標永遠到不了。正如帕金森定律：「給你多久的時間，工作就會拖多久」。一件兩小時即可完成的事，給你一整天，你就會一整天才完成。因此計劃時間應確實執行下列事項：

1、為自己訂下明確的目標，詳實列出每項達到目標的任務。

2、訂定可行的時間表，將任務分割成數個部份，困難任務一一釐清依序解決

3、改變自己的思維，對於時間投報效益高的事情，必須優先處理及完成。

三、自我管理，改變習慣

改變習慣讓自己更有績效，更有效能。把事情很快地做完，叫做效率Efficiency；把事情很快地做好，叫做效能Effectiveness。

四、養成守時準時的習慣

有效運用時間，以具體計劃達成設定目標，隨時掌握計畫妥之進度執行狀態，應如期進行並且準時或提前完成。

五、跑得快更要跑對方向

很多人工作效率不彰，癥結點就在於『是否清楚任務的具體要求』，當接到長官交派任務時，一定要牢記三大原則：

1、『徹底清楚任務』：接到任務當下一定要確認主管對任務的要求和目標與您的理解是否一致，如果一開始的理解就錯誤，後面做得再勤快也是白費。

2、『再三確認工作時程』：確認主管要求完成任務明確時間表，主管往往下指令會少了時間目標，必須清楚正確完成時間表，以排定工作計劃及項目。

3、『定時向主管確認』：專案任務往往需要一段時間才能完成，重要專案進行中，別忘了定時向主管報告進度，並確認專案的進行方向有無修正或調整，以免又是做白工。

六、善用『To Do List』－待辦事項清單　

以表單規劃工作時程，清楚掌握每天的工作與行程。用待辦事項清單來輔助及規劃每天的工作行程，是避免寶貴光陰被『時間賊』偷走的利器，待辦事項清單應註明完成期限，以便提醒自己工作進度及落實今日事今日畢原則，每天下班前徹底檢討應完成未完成事項，上班前15分鐘檢視當日的待辦事項。

七、判斷事情的輕重緩急，決定做事情的順序

上班族每天除了固定安排的既定工作外，還有許多突發事件需要處理，而打亂原有的工作計劃，此時必須判斷事情的輕重緩急，決定優先順序，因此建議以下的原則進行分類做事順序方法：先處理重要的，緊急的事情（馬上辦）；再處理重要的，不緊急的事情（好好規劃）；再處理次要的，緊急的事情（學會適時說不）；最後處理既不重要，又不緊急的事情（儘量不去做）。

八、養成一氣呵成完成工作習慣

一旦開始做事，就要專心一致，沒有100%全部完成絕不停止。如果你中間停下來好幾次，然後又重新開始，會使完成時間增加達數倍之多，因為每次你都要重新「暖身」，確認上次做到什麼地方。從今起，每當你開始分心、半途想做其他事情時，就命令自己「回去工作！」

◎圖取自網路

資料來源：中華人事主管協會