日本大師傳授:運用「四句結構」精準表達
文章日期 2016-11-23
日本熱銷250萬冊溝通大師的精準表達術
想讓訊息百分之百傳達，多數人都知道：「快速釐清大腦思緒，建立邏輯架構」；「抓出關鍵要點」；「簡短有力的表達」……
這些事我們都了解，但最困難的是──怎麼「說」、如何「寫」才能辦到？
毫無自覺的錯誤表達，害你難出頭
無論是誰，每天生活中都會與人交談，並且從中獲取或提供新知，「溝通」在這個世界上可說是無所不在。
不只是面對面的交談而已，與工作往來對象、甚至是相距千里之遙的人，也會透過電子郵件等方式進行「對話」。
我每天都必須與人交談，或以電子郵件聯繫。然而在這樣的過程中，我發現當溝通交流的方式變得愈加簡便時，有個狀況愈是令我感觸良深。
舉例來說，有個老愛長篇大論的合作者，或許因為自己為了公事而冒昧打手機給我感到過意不去，電話一接通就先彬彬有禮地致歉，並噓寒問暖一番。
然後，不知不覺中再慢慢談起公事，但整個溝通過程，我根本搞不清楚他這通電話到底為何而來。
於是，我一邊敷衍答腔、一邊聆聽，直到快掛上電話前我才終於明白，原來對方希望我把幾天前交出的稿件，刪減兩百字左右。
電話那頭的我忍不住想，一開始他只要簡短快速地做出指示，就不至於浪費彼此的通話時間。
刪減兩百字文稿並不會令我不悅，比起那通不知所以然的耗時電話，刪減稿件字數反而更加快速容易。
此外，電子郵件也會發生類似的狀況。
雖然對方信上寫了長長一篇，但我並不清楚他到底想表達些什麼。讀取這樣的郵件不僅累人，由於多半得回信給對方，所以往往會被我先擱在一旁，有空時才會予以回應。
其中，對於該如何回信才好而感到猶豫不決、難以下筆的情況，也不在少數。這種經驗想必人人都有。甚至包含我在內的任何人，都可能打過那樣的電話，或是寄過那樣的電子郵件。
報告訊息愈完整，主管愈不耐煩！
打個比方來說，假設某天直屬主管因出差而全天不在公司，隔天一早就得向他報告前一天單位內部的狀況，這個時候……某些人可能：
「唉，昨天實在是忙壞了！有關A公司的簡報資料，對方提出修改的要求，雖然我們盡了全力嘗試修改，卻改得不是很順利……。」
一開口，部屬便意圖表現出自己和同事們是何其努力地投入工作中。
希望對方明白自己的努力，其實是一種感情的宣洩，不過，表達自己努力的程度並不算資訊，至少不是對方想要知道的資訊。
可以說，這名部屬根本不了解對方想知道的是什麼。於是，接著會說：
「上午和B公司的會議，是由我和佐藤先生共同出席，可是對方的反應挺冷淡的。回到公司，當我們正打算對此開會討論時，卻收到A公司要求修改簡報資料的通知，然後就……」
諸如此類，部屬從早上的工作開始，依照先後發生的順序一一說明。
結果聽取報告的主管，聽到一半就厭煩地心想：「到底要講到什麼時候？」然而部屬並未察覺主管的反應，又接著說道：
「順便向您報告，A公司的業務負責人從山本先生換成田中先生了。」
由此看來，部屬打算將所有的訊息全塞進口頭報告中。
A公司的業務負責人由山本先生換成田中先生，是足以成為昨天頭條的大事件嗎？
如果是的話，就該先報告這個訊息。不過這個例子的情況並非如此，因為部屬認為：「一次呈報大量資訊全是為了對方著想」，所以才會以「順便」、「順帶一提」的說法，來附加報告一堆瑣事。
其實，會像這樣狂塞資訊給對方，全是因為傳達者心存著：「溝通時，不應讓對方產生疑惑、不可使他們提出反問」的強迫觀念使然。
換言之，對部屬來說，絕不能讓對方見縫插針、受對方質疑就等同表達不夠確實，這些成見或許深深地影響了他吧！
想要精準表達，千萬不能只講創意
雖然以上案例只是其中一例，但想必大家應該有所了解。像這樣對溝通的天大誤解往往充斥於各種日常場合中，因此，表達的內容總是既冗長又複雜。愈想要表達得清楚，就變得愈冗長、愈拐彎抹角。
雖然「表達」屬於非常稀鬆平常的動作，但卻需要相當程度的技巧。然而相對於此，想要找出徹底學習表達技巧的機會，竟然寥寥無幾。
於是，大家都在無意中做了「表達」，卻在毫無所覺之處犯了錯。針對這種狀況，非得設法解決不可。
抓不出重點？套用四句模式，立刻釐清
請大家試想一下，自己身邊感覺善於表達者，他們的電子郵件和言談方式，多半都相當簡潔。
並不是因為他們將內容簡化而顯得簡潔，而是懂得省略多餘的資訊，只歸納出最精簡的重點。
溝通感覺上，並不會覺得他過於平淡、也不致於冷漠，這時候總是會認為「這個人的電子郵件一向清楚易懂」。
那麼，所謂的「傳達」究竟是怎麼一回事呢？每當想向對方表達些什麼時，腦中到底如何運作的呢？
想要把表達的內容變得簡潔，首先得讓自己的腦袋清晰，這時候大腦進行的動作就是──抓重點。
舉凡商業書信等各種寫作或是對話的場合，都可活用這種四段模式的技巧，將想要表達的內容合乎邏輯且精簡扼要地予以歸納。
所謂的「四段構成」如以下所述：
第一段：拋出問題→「……嗎？」
這是為了表達自己已針對題目的問題點，進行思考整理，並準備針對該項議題陳述意見的開場。
「雖然題目如此主張，但這是正確的嗎？」諸如此類，將題目轉換成「是非題」藉以拋出問題作為開場。
第二段：表達意見→「固然……不過……」
針對自己拋出的是非題，表明個人選擇的立場。這時候，通常會引述「反對意見」，先說出「固然……」；隨即再以「不過……」論述加以反駁，表達出自己的意見。
第三段：展開論述→「背景原因是……」、「畢竟……」
針對自己為何持有如此意見，闡述個中背景、原因、歷史原委等，此為申論時最重要的部分。
第四段：結論→「因此……」
整理全文，最後再次明確表示自己的主張為贊成或反對。
如何找出「中點」，說出「重點」?
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