說到秘書，大家的第一印象就是這份工作只要打扮的漂漂亮亮、西裝筆挺，幫老闆跑公文、倒杯茶就好，簡單來說就是「高級打雜女工」，但事實上，祕書可是許多老闆和主管身邊不可或缺的幫手，不是長得漂亮就能勝任。

接聽電話有眉角
身為老闆的秘書，平時會接到很多訪客來電，必須接待與通報，秘書需先第一時間確認來電者姓名及來電原因，若來電者為不速之客，秘必須先委婉過濾電話，告知老闆可能不在或外出；若是和老闆有約，則須立即安排訪客至會議室，再上茶接待。

年節送禮不馬虎
另外，每到逢年過節，秘書一定會被要求送禮給客戶或往來廠商，通常老闆會交代一些送禮原則，例如「高質感有價值性」、「具獨特性」、「便宜又大方」，這時秘書要根據老闆過去的送禮喜好和交辦下來的原則挑選禮品，並且要快速整理出送禮清單，確保客戶能在節日前收到祝福。

語言能力要好
若在外商公司擔任秘書，老闆往來書信通常是英文，有時秘書必須代為翻譯，或代為回信，如果外語能力不夠強，可能因為一句話翻譯錯誤，而讓老闆出糗。

支援各部門 溝通能力強
通常一位秘書要支援公司內部上百名員工，除了成為老闆的得力助手，還要扮演各部門間的溝通橋樑，舉凡會議記錄、費用報帳、公文簽核等，都要透過秘書下達或處理，因此秘書必須有很強的服務熱忱與溝通能力，才能讓工作更順利。

看完上述秘書工作，你還認為秘書只要長得漂亮就能勝任嗎？

文／秘書不在辦公室

資料來源:秘書專區