信件開頭的招呼語,這麼寫就對了!

【台北市專業秘書暨行政人員協會專業講師-徐瑞鍠】

我們在工作上經常以e-mail書信往來，它幾乎已經取代了書面的商業書信。但是在書寫時經常會有些疑問，例如在信件開頭的招呼語，應該怎麼寫才不會太正式或太不正式？

最早在學習商用英文時，老師都會教我們用 Dear 這個字。但現在卻有人說使用這個字是退流行的。然而，如果這封信是第一封或對方是不熟的人，我們希望可以給予對方一個正式的感覺，使用Dear 開頭仍是很好的一個方式。

現代人e-mail往來，通常可以不用那麼正式，因此使用Hi 或 Hello開頭可以顯得不會太正式但又不隨便。但是請勿使用Hey這個字，它就太過於不正式了。

以下這幾種打招呼的方式都有錯，你知道錯在哪裡嗎？

Hi Mike! 信件一開始就來個驚嘆號，這樣的招呼就像大聲吼，商業信件這樣寫太隨便了。

Hi, / Dear, 連名字都不寫，感覺你不太在意誰收到信。

Hey, / Hi there, 裝熟，不專業，商業溝通不合適，但用在很熟的朋友上可以。

Hi, Mike 打招呼和名字要一氣呵成，不要分開，中間不需要有逗號。

<來源：世界公民文化中心>

英文書信結尾時，通常在名字上面會有個結尾用語，可以依情況而有不同。商業書信中，我們一般常用到的是Best Regards (致上最高的問候)，但也可以改為較有親和力的Kind regards (致上親切的問候)或是Warm regards (致上溫暖的問候)。 如果是要感謝寫信的對方，則可以用 Thank you做結尾。