開會時有人跑題了怎麼辦？
文章日期 2016-05-27
當有人在開會時偏離主題了，你的團隊會怎麼做？如果你的團隊跟大多數團隊的反應一樣，那領導人也許會說以下類似的話：“Lee，我們現在不是在討論這個”或是“讓我們回到正題吧！”，也許團隊也會直接忽略Lee的意見，試著把討論內容拉回原先的主題。
就算你的團隊以上述任何一種方式做出回應，Lee還是可能堅持繼續進行岔題的發言，讓會議越拖越長，而其他開會的人會被Lee搞得不開心、團隊也無法達成會議原本想完成的目標。又或者，Lee也可能決定退出這場會議，讓團隊在未察覺的情況下，喪失了Lee批判性的意見和支持。
倘若你假定Lee或是其他發言離題的同事是個麻煩，而解決之道就在於把他們拉回正題或是讓他們閉嘴，那真正離題的可能是你自己。這些團隊成員的行為，往往是團隊所面臨更大問題的一個症狀。
若團隊無法在開會的目的和流程上有一個明確的共識，或者團隊並未提供充足的時間，聆聽每位元成員針對某個主題的想法，那團隊成員常常會蹦出一些“古怪”的意見。有時候，問題就在於你認為別人離題了、但其實他們沒有。既然這樣，你該怎麼處理？
1、事先就會議主題取得共識。
如果團隊無法對會議主題、目標得到共識，那團隊成員何來離題之說？如果你的團隊並不清楚地明白會議每一部分的目的和主題，那成員們就只好憑自己的理解去決定哪些是該談的正題。因為每個人解讀方式不同，其他人可能感覺某位成員的意見偏離了主題。
在會議開始之前，你可以做類似以下這樣的開場白：“就我的理解，今天開會的目的是X；有人跟我想法不一樣嗎？或是我們需要增加任何主題？”。
即便會議是你召開的、議程是你訂的，如果有這樣的開場白，當有人認為有其他議題需要討論時，就可以在此時提出，這樣一來他們的提議就可事先併入議程中，而不會在會議中途突然提及而顯得離題。
如果你不是召集人、議程也不是你訂的，你可以用以下的方式提問：“我們可不可以先花一點點時間，理清一下本次開會的目的和主題，以確保會議能滿足各位的需求？”
2、確認其他人已準備好進行下一個議題。
在你要進入一個新主題之前，避免說：“好了，讓我們繼續進行下去”，你可以改說：“我想我們已經準備好要討論Y了；針對X議題，還有人有什麼想要補充的嗎？”。如果還有人覺得X議題並未充分討論完畢，找出解決的辦法，讓每個人都同意進入下一個議程。
如果你的團隊一直都沒有離題，但討論卻常常都超出時間，就表示你低估了要做出高品質決定所需的時間。當你和團隊對主題有共識，且確認每個人都同意會議可以往下進行時，你們就是在共同規劃下一步的議程，建立起對決策的認同感。
3、如果你認為會議已離題，測試看看是否真的如此。
如果團隊已就討論議題取得共識，但有人的發言還是讓你覺得離題，你可以說：“Lee，我不太清楚你所提的外包，為何跟我們正在討論的企劃流程有關？你能解釋一下他們之間的關聯性好嗎？”。聽了Lee的解釋，你和團隊的其他成員就有機會瞭解到，原來這兩個主題間有你們並未想過的聯繫。
舉例來說，Lee可能認為，外包可以更為自由運用地運用內部資源，讓團隊可以用較少的時間完成企劃流程。如果真有關聯性，團隊可以決定馬上或在會議後進一步深究Lee的意見是否合理。如果最後發現Lee的意見跟本次會議無關、但對團隊仍具參考價值，你可以建議把這排入日後會議的討論事項中。
有件事必須要特別注意：有些時候，即使團隊成員的意見明顯脫離了會議主題，仍需要馬上著手處理。若有團隊成員針對目前團隊合作的狀況，提出了具高度情緒性的意見，你務必特別申明他意見的重要性，然後決定是否要在繼續原先開會主題之前，先花時間處理該成員的這個意見。有時候，聚焦討論團隊成員間共同合作的策略，會比那些確切的議題來得關鍵。
本文的目的，並非單純在提出一些訣竅，能婉轉應對開會時愛離題的人。我主要是想請你暫時拋開自己的預設；你不一定瞭解情況，而別人也不一定就處於狀況外。
我也期望你對別人的觀點懷有好奇的態度，並請人們對自己的發言負起責任，讓團隊得以在資訊充足的情況之下做出決定，在最佳的情況下終結一個議題、繼續進行後續議程。
這方法要有效，你不能只是學會婉轉說話而已；你必須要真的相信Lee的發言可能並沒有偏離正題，你只是沒看到背後的關聯性而已。
若能在會議目標及議題上取得明確的共識，並在人們看似離題時，真誠地表達好奇之意，你和你團隊的會議就能進行得更快，並有更大的成效。
就算你的團隊以上述任何一種方式做出回應，Lee還是可能堅持繼續進行岔題的發言，讓會議越拖越長，而其他開會的人會被Lee搞得不開心、團隊也無法達成會議原本想完成的目標。又或者，Lee也可能決定退出這場會議，讓團隊在未察覺的情況下，喪失了Lee批判性的意見和支持。
倘若你假定Lee或是其他發言離題的同事是個麻煩，而解決之道就在於把他們拉回正題或是讓他們閉嘴，那真正離題的可能是你自己。這些團隊成員的行為，往往是團隊所面臨更大問題的一個症狀。
若團隊無法在開會的目的和流程上有一個明確的共識，或者團隊並未提供充足的時間，聆聽每位元成員針對某個主題的想法，那團隊成員常常會蹦出一些“古怪”的意見。有時候，問題就在於你認為別人離題了、但其實他們沒有。既然這樣，你該怎麼處理？
1、事先就會議主題取得共識。
如果團隊無法對會議主題、目標得到共識，那團隊成員何來離題之說？如果你的團隊並不清楚地明白會議每一部分的目的和主題，那成員們就只好憑自己的理解去決定哪些是該談的正題。因為每個人解讀方式不同，其他人可能感覺某位成員的意見偏離了主題。
在會議開始之前，你可以做類似以下這樣的開場白：“就我的理解，今天開會的目的是X；有人跟我想法不一樣嗎？或是我們需要增加任何主題？”。
即便會議是你召開的、議程是你訂的，如果有這樣的開場白，當有人認為有其他議題需要討論時，就可以在此時提出，這樣一來他們的提議就可事先併入議程中，而不會在會議中途突然提及而顯得離題。
如果你不是召集人、議程也不是你訂的，你可以用以下的方式提問：“我們可不可以先花一點點時間，理清一下本次開會的目的和主題，以確保會議能滿足各位的需求？”
2、確認其他人已準備好進行下一個議題。
在你要進入一個新主題之前，避免說：“好了，讓我們繼續進行下去”，你可以改說：“我想我們已經準備好要討論Y了；針對X議題，還有人有什麼想要補充的嗎？”。如果還有人覺得X議題並未充分討論完畢，找出解決的辦法，讓每個人都同意進入下一個議程。
如果你的團隊一直都沒有離題，但討論卻常常都超出時間，就表示你低估了要做出高品質決定所需的時間。當你和團隊對主題有共識，且確認每個人都同意會議可以往下進行時，你們就是在共同規劃下一步的議程，建立起對決策的認同感。
3、如果你認為會議已離題，測試看看是否真的如此。
如果團隊已就討論議題取得共識，但有人的發言還是讓你覺得離題，你可以說：“Lee，我不太清楚你所提的外包，為何跟我們正在討論的企劃流程有關？你能解釋一下他們之間的關聯性好嗎？”。聽了Lee的解釋，你和團隊的其他成員就有機會瞭解到，原來這兩個主題間有你們並未想過的聯繫。
舉例來說，Lee可能認為，外包可以更為自由運用地運用內部資源，讓團隊可以用較少的時間完成企劃流程。如果真有關聯性，團隊可以決定馬上或在會議後進一步深究Lee的意見是否合理。如果最後發現Lee的意見跟本次會議無關、但對團隊仍具參考價值，你可以建議把這排入日後會議的討論事項中。
有件事必須要特別注意：有些時候，即使團隊成員的意見明顯脫離了會議主題，仍需要馬上著手處理。若有團隊成員針對目前團隊合作的狀況，提出了具高度情緒性的意見，你務必特別申明他意見的重要性，然後決定是否要在繼續原先開會主題之前，先花時間處理該成員的這個意見。有時候，聚焦討論團隊成員間共同合作的策略，會比那些確切的議題來得關鍵。
本文的目的，並非單純在提出一些訣竅，能婉轉應對開會時愛離題的人。我主要是想請你暫時拋開自己的預設；你不一定瞭解情況，而別人也不一定就處於狀況外。
我也期望你對別人的觀點懷有好奇的態度，並請人們對自己的發言負起責任，讓團隊得以在資訊充足的情況之下做出決定，在最佳的情況下終結一個議題、繼續進行後續議程。
這方法要有效，你不能只是學會婉轉說話而已；你必須要真的相信Lee的發言可能並沒有偏離正題，你只是沒看到背後的關聯性而已。
若能在會議目標及議題上取得明確的共識，並在人們看似離題時，真誠地表達好奇之意，你和你團隊的會議就能進行得更快，並有更大的成效。
想知道如何掌握時間管理嗎→http://goo.gl/fs8Jba
讀者留言
