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[親善大使必備] 安啦!帶你搞定活動企劃與禮賓工作

所有公商務場合中常見的活動專案,無論是會議及簡報、活動企劃的擬撰、典禮與記者會的舉辦,都是公關、交際、秘書、幕僚與禮賓工作等從業人員的必備技能!

本書將活動企劃與禮賓工作人員繁複的工作內容,作系統與精要的論述與實務分享、表列工作要點與提供照片範例。在老師教學使用上,可設計為一學期之課程,本書編排詳盡的精要內容,不僅能減輕教師負擔,更重要的是,老師可依照本書工作儀態實例,安排分組練習演練課程,讓課程更加輕鬆活潑;對學生而言,也可從對「活動企劃」與「禮賓工作」基本的文字認識,進而實際演練,而瞭解其核心要點,加強對於未來職場工作的職涯競爭力。
 
熟悉本書的「活動企劃與禮賓工作」,讓你比別人多了一份表現與出線的機會! 

從現在開始成為辦活動的高手、禮儀工作的達人吧!

自序 
 
PART1 公關時代「人」與「事」 

第一節 現代禮賓工作的定義 
第二節 現代禮賓工作的精神與原則 
第三節 禮賓工作的範圍與對象 
第四節 禮賓工作的內容 
第五節 禮賓工作的重要性 
第六節 活動專案管理的意義與重要性 
第七節 公商務場合中常見的活動專案 
第八節 公關行銷的時代
 
PART2 活動規劃全方位 

Chapter 1 活動專案的組織與管理 

第一節 活動企劃書的撰擬 
第二節 活動分工組織的建立 
第三節 時間與工作進程管控 
第四節 現場工作之管控與活動流程管理 
第五節 備案的擬定 

Chapter 2 各種場合賓客排序與座位次序的藝術 

第一節 什麼是禮賓排序? 
第二節 禮賓次序的重要性 
第三節 國際間對於「禮賓次序」原則的確立 
第四節 安排禮賓次序與位置的基本原則 
第五節 「會議」座位安排 
第六節 「大會舞臺」座次安排 
第七節 「會見」座位安排 
第八節 「照相合影」位次安排 
第九節 有關國際掛旗的次序禮儀安排 

Chapter 3  公關活動主戰場:各式活動專案的辦理要訣 

第一節 會議專案 
第二節 簡報專案 
第三節 典禮活動專案 
第四節 新聞發表會與記者招待會 
第五節 方寸間的禮儀實務
 
PART3 專業禮賓軟實力 

Chapter 1 禮賓人員形象塑造與管理 

第一節 行業形象塑造的多樣性 
第二節 禮賓人員的形象塑造 
第三節 禮賓人員的靜態禮儀 

Chapter 2 禮賓工作從業人員的信念與工作認知 

第一節 禮賓人員的人格特質與學養知能 
第二節 「團隊精神」代替「個人主義」 
第三節 禮賓人員的角色定位 
 
Chapter 3 禮賓接待人員的基本工作儀態與訓練 

第一節 培養正確儀態的觀念 
第二節 基本練習 
第三節 站姿 
第四節 靜態迎賓動作 
第五節 走動引導 

Chapter 4 禮賓工作人員面面觀 

第一節 禮賓工作人員的定位 
第二節 一般接待事務人員 
第三節 禮儀小姐 
第四節 校園親善大使隊 
第五節 參觀導覽人員 
第六節 活動專案經理人 
第七節 我們需要怎樣的公關禮賓人才? 
第八節 禮賓工作人員的「放」與「收」 
第九節 談接待禮儀的內外精髓與培養重點 

Chapter 5 活動司儀 

第一節 司儀的工作項目 
第二節 司儀工作的三項要求 
第三節 司儀的種類 
第四節 司儀搭配的型式 
第五節 司儀工作的角色與定位 
第六節 「司儀」與「主持人」有什麼不同? 
第七節 司儀的人格特質與養成條件 
第八節 司儀的工作項目與重點 
第九節 司儀實戰練習 
第十節 司儀現場必須完成的程序 
第十一節 司儀工作的誤區與禁忌 
第十二節 司儀工作經驗與強力心法 
第十三節 談政府活動辦理與禮賓工作新趨勢
 
Chapter 6 國際訪賓接待實務 

第一節 文化差異、跨文化理解與溝通 
第二節 外賓接待基本心態與觀念 
第三節 接待的基本問候外語 
第四節 國際稱謂禮儀 
第五節 國際餽贈禮儀
 
PART4禮賓工作瞭望台 

第一節 新時代的禮賓工作新趨勢 
第二節 網際網路、社群媒體是活動辦理新思維 
第三節 資訊系統輔助禮賓工作的重要性及觀念建構
 
附錄 國民禮儀範例
 
參考書目

作者梁崇偉老師本身從事國際禮儀工作與禮賓實務工作多年,實務經驗豐富。除了受邀至各大專院校親善大使社團辦理講座,亦獲邀至政府相關訓練機關講授國際禮儀、公商務禮儀、禮賓工作、典禮實務、司儀訓練、餐宴管理之課程。
 
梁崇偉
◆國立臺灣師範大學政治研究所碩士
◆從事國際禮儀工作與禮賓實務23年資歷
◆獲邀大學院校系所、社團及政府訓練機關講授國際禮儀、公商務禮儀、禮賓工作、典禮實務、司儀訓練、餐宴管理等演講課程
◆出版「國際禮儀」、「宴會管理-全方位的新視野」等專書

第三節 禮賓工作的範圍與對象

對於禮賓工作的範圍與對象而言,可以用「上天下地、內外兼具」八個字來概括形容。因為對於「範圍」來說,禮賓事務的規劃與接待工作,可以包括與適用在各種的場合,例如:集會、典禮、大小型會議、會見會談安排、宴會、記者會、參訪活動與賓客行程食宿交通安排等等,就牽涉到許多的專業工作內容,如國際會議籌辦、餐飲食宿、交通票務、媒體公關、企劃提報、財務計畫、禮賓接待等等,內容十分廣泛,正可謂之「上天下地」。

隨著國際間不論是政府單位或民間組織,彼此互動與交往非常頻繁,層級也各有不同,上從各國的元首政要、政府官員、非政府組織(Non-Government Organization,NGO)或是非營利組織(Non-Profit Organization,NPO)、社會知名人士、企業家之間的互訪活動大量增加,這些訪問包括國家之間最正式的「國是訪問」或「官式訪問」,或者是民間單位、公司企業的商務拜會、工作訪問、考察訪問、各種業務訪問以及禮貌性拜訪,甚至是非正式性質的私人訪問等等,除了雙方的訪問活動以外,還有許多屬於多邊性質的國際會議、會晤以及其他的國際活動。因此,世界上許多國家都要經常接待來自其他國家的眾多外賓,而如何做好禮賓接待工作,扮演好「東道主」的角色,就成為當今國際交流中的重要課題。

除此之外,活動參加者或者是訴求對象也不僅是國外人士,有更多的機會與場合,是針對國內人士而規劃設計,因應國內各地區(例如北、中、南、東部)或者是國內屬性不同的群體(學校教育、同鄉會與民間社團,例如國際獅子會、國際扶輪社、國際青商會、國際同濟會、各工商企業團體與政府單位等等),都會籌劃相關的活動與相因應的禮賓接待工作,因此,「禮賓工作」另一個特性,便是「內外兼具」。

 

國際案例新視野(二)

禮賓排序與座次安排: 是「藝術」不是「技術」

本章開始曾經提到以英文字母順序的排序方法,大部分的奧林匹克運動會主要是以這種方式安排各國運動選手入場。然而,2008年在北京所舉行的奧運會,揭幕當天各國代表隊的進場順序,卻是依照各國的「中文簡體字國名」,按照筆劃順序安排入場,表現出國際「禮賓工作」中最高的原則:「自主精神」,而與以往的慣例以英文國名字母入場順序不同,而各國也必須尊重而予以接受。反過來說,從「禮賓排序」原則的靈活與彈性運用,不必墨守成規,可以突顯主辦國「獨立自主」的精神,也就是由主辦國決定排序的主體依據:「中文」,之後仍舊依照筆畫順序排列,各國也一致遵從而無爭議。從這裡來看,禮賓排序所依循的標準與原則,可以透露出如此豐富的意義,可見此一工作的重要性,實在不可以等閒視之,而更是一項精巧又敏感的「藝術工作」。

「輪流制」的精神:各自為主、各自為尊

就如上面曾經提到的,簽約採取「輪流制」署名的方式雖然已不多見,但是將此精神運用在一些容易產生「爭議」與「各有堅持」的簽約場合上,還是有其解決問題的作用存在。舉例來說,在2010629日海峽兩岸雙方在簽署「海峽兩岸經濟合作架構協議」(Economic Cooperation Framework Agreement,簡稱ECFA)時,為了擱置爭議與發揮相互尊重的精神,對於彼此「用語習慣」的不同,譬如「架構協定」與「框架協定」、「智慧財產權」與「知識產權」、「貿易便捷化」與「貿易便利化」等等,以及使用「年代紀元」的方式,實際上就是臺灣使用「民國」紀元,而中國大陸使用「西元」紀元。前者用語不同的處理方式,是採取「概括性附註」的方式處理,就是在ECFA16條的條文最後,附加一句「四個文本,對應表述不同,涵義相同」,一句話解決所有用語不同的問題。而對於後者「紀元」使用問題,可是牽扯到雙方敏感的「政治神經」,而最後就採用了簽約「輪流制」的精神,雙方各所收執的合約本,大陸拿的是以「西元」標記日期,而臺灣則是以「民國」紀元,一個日期各自表述,擱置爭議與相互尊重,大家各自對內都能交代,這便與「禮賓排序」中的國際簽約「輪流制」精神不謀而合。

 

問題與思考

1. 請說說看,什麼是「正姿正儀」?為何禮賓人員要學習「正姿正儀」?

2. 請說明引導賓客上下樓時,禮賓人員相對的位置與原因?

3. 請說明引導賓客進出電梯時,禮賓人員的行動原則與原因?

4. 請說明活動場地入口的賓客報到處,禮賓接待人員工作應注意的事項與要點為何?

5. 接待人員姿態或行為不能有哪一些情況?請說明之。

實戰演練

講師於教學時可請資深有經驗者當助教。

練習1:靠牆練習

請學員於開闊場地尋找適當壁面,開始靠牆練習(「3服貼」:後腦、背及小腿肚3點貼壁面)。

練習2:頂書練習

請學員自備硬皮書,書勿太輕以免容易掉落。學員一列站好,請講師發號施令開始練習,頂書練習開始時並說明頭部位置如何抓住適當重心的訣竅。

練習3:等候站立姿勢練習

1. 請糾正學員身型及調整腳部位置,女性學員丁字站法,男性學員兩腳勿太開(不要與肩同寬,否則很像保鑣)。

2. 手部握法須律定一致(左手在上或右手在上皆可,一致就好)。注意手部的位置勿太高,肌肉勿僵硬。

練習4:鞠躬姿勢練習

注意鞠躬角度勿太大,30度以內即可,尤其全體學員成一排時,角度求其一致即可。鞠躬時眼睛不要還看著賓客,如此會吊白眼,不甚恰當。

 

第八節 禮賓工作人員的「放」與「收」

禮賓接待人員的界定,可以分成兩個方向:一是日常公務常規式的;第二則是屬於專案活動性質的。就日常公務常規式的公關禮賓事務而言,公務機關與大型的企業則多設有「公關部」、「公關組」或者由「秘書室」統籌這方面的工作,飯店等服務業也有相關禮賓部門來處理對賓客的接待與服務。當然,囿於公司規模與組織規劃,也可能由各個主事的業務單位人員出面接待來賓,這也就是為何除了從事公共關係、禮賓交際等相關工作的專業人員,一般公商務人員也需要具備各種禮儀常識與訓練,甚至還要進一步接受「禮賓接待」專業訓練的緣故。

如果單位中規劃一個活動專案,不論是國內外各種規模的會議、茶會、餐會、商務大會、典禮儀式等等,一定會接待與會的貴賓,甚至是外面單位的工作人員與媒體記者,因應這方面工作的需要,通常會設置接待處或貴賓報到處,在接待處的接待人員便是該場活動的「禮賓人員」,負責貴賓的報到、簽名、分發資料、配戴貴賓證,甚至引領至會場等等的工作。作者根據多年來觀察,許多擔任政府單位、民間企業公司的接待人員,或者是「活動專案」的禮賓接待人員,都有共通的毛病,不是「失之冷漠」,就是「過度熱情」。長久以來,國內一般人都不太注重所謂的「禮儀」或「禮賓」工作,近年來因為對於行銷活動的推廣,才開始重視對外界擴大接觸面,藉由上述各種活動達到交流、交誼乃至於行銷宣傳的目的,所謂「禮賓接待」相關工作以及工作人員,才逐漸受到矚目與重視。

所謂「禮賓人員」,可以由專業從事國家典禮、禮賓事務的官員(禮賓官)、外交官,乃至於各單位機關的接待人員,以及包括近年來最流行的「禮儀小姐」, 都可以泛稱為「禮賓人員」。然而,現今禮賓人員對自己工作「份際」的認知, 還是相當地欠缺,主要的原因是因為人員的組成,常常是臨時編制或是臨場客串而已,根本談不到專業訓練與職能要求;另一方面,就禮賓的專職人員而言,工作的養成往往沒有資深前輩或好老師的帶領,欠缺許多正確的觀念;至於「禮儀小姐」則多專注於化妝打扮的技巧,以及「美姿美儀」的訓練,根本是弄錯了方向,常常淪為「花瓶」,反而模糊了原先應該從事工作的重點,所應該發揮的功能也就無法彰顯。

 

第六節 「司儀」與「主持人」有什麼不同?

相信大部分的讀者一定常常搞不清楚兩者的異同點,本書大致說明如下:

() 「司儀」通常偏向於儀式性較強、時間與節目「節點」明顯的場合,例如典禮儀式與大會。而「主持人」則偏向較為軟性的場合,例如婚禮、聯歡會、表演節目等。

() 「司儀」屬於配角,而「主持人」有時也可能成為主角之一,例如在會議中的主席亦可稱為主持人,而宴會中的主人也可擔任主持人的角色。這也可說明一般司儀台都在舞台側邊,而主持人卻可步上舞台中央的緣故。

() 「主持人」可以兼任「司儀」的工作內容,而一併主掌節目程序的進行。相反地,司儀的工作限制較為嚴謹,就只能主司流程的進行、管制與宣布而已。

() 「主持人」可以在台上多說話表現自己,司儀反而不可如此。

 

第七節 司儀的人格特質與養成條件

對於司儀的「角色」與「定位」來說,只要把這項職務的面向、工作項目與功能界定清楚,就可以尋找適合的人,或者是瞭解需要怎麼樣的能力與條件,才能擔任「稱職」乃至於「成功」的司儀。

而哪些是成為良好「司儀」特質?作者依據長年的實務工作經驗提出看法,簡單的說明如下:

() 就個性而言,喜歡與人群互動,願意主動與不熟悉的人接觸。

() 說話與應對的收放,掌握得相當良好,不會沈默寡言,也不會滔滔不絕, 也就是對於說話應對,分寸拿捏得很好。

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